Hướng dẫn sử dụng Jira cho người mới

Trong bài viết này, BiPlus sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng Jira. Hướng dẫn này sẽ bao gồm các tính năng và chức năng phù hợp cho tất cả mọi người sử dụng Jira, đặc biệt là cho những người dùng mới.

Jira là một công cụ quản lý Project tự lưu trữ được phát triển bởi Atlassian. So với các sản phẩm như Trello hoặc Asana, nó đi kèm với nhiều chức năng và có khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ hơn rất nhiều. Không chỉ vậy, Jira còn là một công cụ rất trực quan. Đó là điều bạn sẽ khám phá khi xem qua hướng dẫn này dành cho Jira.

Hãy bắt đầu với các hướng dẫn Jira trực quan cho tất cả các cấp độ người dùng.

Làm quen với Jira

Trước khi chúng ta tìm hiểu sâu về cách sử dụng Jira, BiPlus sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhanh về Jira là gì.

Jira là một trình theo dõi issue có thể được mở rộng thành trình theo dõi các bug, một service desk cực kỳ mạnh mẽ và / hoặc một công cụ quản lý Project giàu tính năng cho các nhóm Agile/Scrum. Chính xác hơn, bạn có Jira Core, Jira Software và Jira Service Desk. Mỗi một trong số những Jira này đều có khả năng riêng, chuyên hướng tới các trường hợp sử dụng khác nhau. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào issue cơ bản liên quan đến chức năng của cả 3 sản phẩm.

Nhưng điều thực sự vô cùng mạnh mẽ ở Jira là tính linh hoạt của nó. Cho phép quản trị viên Jira tùy chỉnh hầu hết mọi thứ để phù hợp với cách làm việc của các nhóm riêng biệt và các nghiệp vụ phức tạp.

Jira thường được sử dụng bởi các nhóm phát triển. Nhưng nó cũng phù hợp cho bất kỳ ai cần quản lý các Project hoặc quy trình (cho dù bạn đang làm trong lĩnh vực marketing, tài chính-kế toán hay thậm chí là sale).

Đặc biệt, Jira Software hướng đến các mô hình làm việc đáp ứng, lặp đi lặp lại và lấy khách hàng làm trung tâm của phương pháp Agile.

Jira Project là gì?

Project (dự án) là một tập hợp các nhiệm vụ. Nhóm nhiệm vụ này có thể bao gồm công việc trong một ngày hoặc các công việc mà nhóm của bạn sẽ mất hàng tháng để hoàn thành.

Một dự án Jira là một tập hợp các issue. Nhóm của bạn có thể sử dụng dự án Jira để điều phối việc phát triển sản phẩm, theo dõi dự án, quản lý bàn trợ giúp và hơn thế nữa, tùy thuộc vào yêu cầu của bạn. Một dự án Jira cũng có thể được cấu hình và tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn và nhóm của bạn.

Để bắt đầu, bạn cần quản trị viên thiết lập hệ thống và cấp cho bạn quyền truy cập tài khoản. Quản trị viên của bạn sẽ cần thiết lập một Project để bạn và / hoặc nhóm của bạn làm việc.

Để tạo một Project, hãy chuyển đến Project và chọn Create Project từ menu.

Sau đó, bạn sẽ cần chọn Project type bạn muốn tạo – bây giờ chúng tôi sẽ chọn Scrum. Sau đó, bạn cần đặt tên và key (một thuật ngữ rút gọn để đại diện cho Project – mỗi project sẽ có key riêng biệt) và chỉ định người đứng đầu Project. Sau khi làm xong các bước trên thì bạn đã có một Project và có thể bắt đầu tạo issue.

Nếu muốn, bạn có thể tùy chỉnh các quyền trên cơ sở từng Project hoặc có thể áp dụng các sơ đồ quyền (permission scheme) cho nhiều Project để đơn giản hóa quy trình. Tuy nhiên, đây là những thay đổi dưới quyền của quản trị viên, vì vậy user bình thường sẽ không cần phải quan tâm quá nhiều.

Jira issue là gì?


Issue là thực tế không phải là một “vấn đề” (chẳng hạn như bug hoặc phiếu khiếu nại của khách hàng). Thay vào đó, chúng có thể được sử dụng để theo dõi hầu hết mọi thứ (ví dụ: sử dụng Jira để theo dõi CV cho việc tuyển dụng nhân viên).

Ngoài ra, Jira đi kèm với bốn issue type (4 Issue type) tiêu chuẩn (có thể được mở rộng bởi quản trị viên của bạn):

  • Story: một user story – thông thường sẽ là một tính năng cần được tạo
  • Task: một nhiệm vụ cần được hoàn thành
  • Bug: một issue cần được khắc phục
  • Epic: một khối lượng lớn công việc có thể mất một thời gian để hoàn thành

Hướng dẫn thao tác trên Jira

Cách tạo issue

Để bắt đầu, hãy tìm nút có nhãn “Create”. Nhấn vào đây để tạo issue.


Thiết lập issue Jira

Để bắt đầu chỉnh sửa issue của bạn, hãy chọn Project có liên quan (nhận được Project chính xác sẽ giúp bạn đỡ đau đầu sau này nếu bạn thấy rằng bạn muốn di chuyển issue), chọn Issue typereporter (người báo cáo) (nếu đó không phải là bạn).

Sau đó, bạn có thể viết mô tả ngắn gọn về issue và sau đó là mô tả chi tiết về những gì cần thiết.

Mẹo: hãy nêu ra các chi tiết một cách cụ thể và đừng cho rằng người bạn đang gửi issue đến đã quen thuộc với issue này. Việc cung cấp thông tin chi tiết sẽ tiết kiệm thời gian và tránh hiểu nhầm sau này.

Bạn cũng có thể thêm nhãn (để mô tả issue) và tệp đính kèm (như ảnh chụp màn hình hoặc tài liệu).

Bạn có thể đặt priority (mức độ ưu tiên) của issue, cho biết mức độ quan trọng của issue. Từ thấp nhất đến cao nhất.

Bạn có thể chỉ định một khoảng thời gian mà công việc cần được hoàn thành (Sprint); và bạn có thể xác định issue được giao cho ai, để đảm bảo rằng issue sẽ đến đúng người dùng.

Liên kết các issue trong Jira

Jira


Bạn có thể kết nối một issue này với một issue khác bằng Linked Issues.

Linked Issues cho phép bạn xác định mối quan hệ giữa các issue – ví dụ: xác định một issue đang bị chặn (blocked) bởi một issue khác, là bản sao (clone) của một issue khác hoặc có liên quan (relates to) đến một issue khác.

Clone issue trong Jira


Bạn cũng có thể sao chép (clone) các issue (có thể nếu một nhiệm vụ cũ cần được lặp lại; nếu một issue cần được tạo và theo dõi riêng trên nhiều Project; hoặc nếu có một issue lặp lại cần được xem xét lại).

Di chuyển issue trong Jira


Để thay đổi Project mà issue được đính kèm hoặc Issue type của nó, hãy nhấn dấu “” rồi chọn “Move”.

Ở đó, hãy chọn Project mới mà bạn muốn đính kèm issue.

Jira

Bạn cũng có thể sử dụng “Move” để thay đổi Issue type.

Tạo subtask (nhiệm vụ con)

Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn chia issue thành nhiều tác vụ nhỏ hơn. Chúng được gọi là “subtask“.

Từ quan điểm tổ chức, việc phân biệt các issue riêng biệt là hợp lý thay vì gộp một lượng lớn công việc vào một issue duy nhất. Tuy nhiên, nếu cần một số bước nhỏ hơn để hoàn thành một nhiệm vụ, thì việc xác định chúng có thể hữu ích (giống như bạn sẽ tìm thấy một số bước để hoàn thành một công thức).

Để tạo subtask trên issue hiện có, hãy nhấp vào dấu tích trong phần issue như hình dưới. Subtask có thể được mở, đóng, sao chép và xóa.

Fact: Subtask cũng có thể được chuyển đổi thành issue và issue có thể được chuyển thành subtask.

Theo dõi thời gian với Jira (Time tracking)


Có một số cách để theo dõi thời gian ở Jira.

Đầu tiên là đính kèm ước tính thời gian dành cho một issue, bằng cách sử dụng các công cụ theo dõi thời gian chi tiết của Jira. Để làm được điều này, bạn có thể sử dụng trường “Original Estimate” (ước tính ban đầu) về issue, cũng như “Time Remaining” (thời gian còn lại) và “Time Spent”, tất cả đều được thêm vào nhật ký công việc cá nhân của người dùng.

Thứ hai là tạo “Time Since Issues Report“ (Báo cáo Thời gian Kể từ khi issue) hoặc “Resolution Time Report” (Báo cáo Thời gian Giải quyết) từ phần Report.

Thứ ba là sử dụng ứng dụng Jira để theo dõi thời gian dành cho các issue trên cơ sở từng phút.

Workflow trong Jira

Các issue không nhất thiết phải mở mãi mãi. Các workflow (quy trình công việc) đơn giản nhất cho phép bạn chuyển issue từ “To do” (Việc cần làm), sang “In Progress” (Đang tiến hành), sang “Done” (Xong). 

Các status (trạng thái này) có thể được chọn từ các tab ở đầu màn hình khi chỉnh sửa issue.


Điều này rất hữu ích vì nó thông báo trạng thái của nhiệm vụ cho nhóm của bạn – cung cấp sự minh bạch về những việc trong danh sách việc cần làm của mọi người. Và những gì họ đã xếp hàng tiếp theo.

Các giai đoạn bổ sung có thể bao gồm Reopen (công việc được gửi lại để sửa đổi) và Closed (công việc không còn cần phải thực hiện nữa).

Điều cũng rất quan trọng cần lưu ý là quản trị viên của bạn có thể tạo các điều kiện quy trình làm việc tùy chỉnh để phản ánh các yêu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.

Theo dõi các issue trong Jira


Reporter và assignee một issue sẽ tự động nhận được thông báo về issue đó.

Tuy nhiên, nó cũng có thể hữu ích cho những người dùng khác nhận được bản cập nhật khi thực hiện các thay đổi. Ví dụ: nếu họ đang đợi nó hoàn thành hoặc đang làm các công việc liên quan.

Những người dùng này có thể trở thành “watcher” (người theo dõi).

Tính năng quyền này cho phép bạn được cc trên tất cả các thông tin được trao đổi.

Bạn có thể chọn theo dõi bằng cách chọn biểu tượng con mắt trong phần tổng quan của issue.


Bình luận về các issue


Bất kỳ ai đang xem một issue cũng có thể nhận xét về issue đó bằng trường nhận xét ở cuối trang.

Nhận xét có thể được chuyển hướng đến những người dùng cụ thể bằng cách đề cập đến họ – đạt được bằng cách nhập @ theo sau là tên người dùng của họ. Thao tác này sẽ gửi cho người dùng một liên kết đến issue qua email.

Chia sẻ một issue

Để chia sẻ issue, hãy nhấp vào nút “Share” ở trên cùng bên phải của màn hình trong khi xem issue. Tiếp theo, nhập tên người dùng hoặc địa chỉ email của những cá nhân bạn muốn chia sẻ issue. Bạn cũng có thể đính kèm ghi chú với tin nhắn.

Thông báo trong Jira

Theo mặc định, bạn sẽ nhận được thông báo về các thay đổi và nhận xét về issue bạn đã báo cáo, bạn đã được chỉ định hoặc bạn đang xem.

Nếu nhận được quá nhiều thông báo qua email, bạn có thể yêu cầu quản trị viên tạo sơ đồ thông báo Jira tùy chỉnh hoặc tắt thông báo cho bạn.

Các phím tắt trong Jira

Các phím tắt có thể cung cấp một cách mạnh mẽ để tăng tốc việc sử dụng JIRA của bạn – và bạn có thể hoàn thành toàn bộ Project mà không cần sử dụng chuột. Để tìm hiểu về các phím tắt, bạn có thể ấn vào dấu hỏi chấm (?) ở góc trên cùng bên phải màn hình.

Hướng dẫn sử dụng Jira để Tìm kiếm & Lọc 

Tìm issue

Ngoài việc xem các issue theo Project, bạn cũng có thể tìm thấy chúng thông qua tìm kiếm.

Ở trên cùng bên phải của màn hình là trường tìm kiếm. Điều này cho phép bạn tìm kiếm issue và Project cũng như các từ khóa xuất hiện trong mô tả và nhận xét issue.

Để thu hẹp phạm vi tìm kiếm, bạn có thể tinh chỉnh truy vấn theo Project, Issue type, statusassignee. Ví dụ: nếu bạn nhập “my open bug“, Jira sẽ tạo một danh sách tất cả các bug ở trạng thái mở và gán cho chính bạn.

Sử dụng bộ lọc

Khi xử lý các Project, có thể có một số lượng lớn các issue đang di chuyển xung quanh. Do đó, có thể hữu ích khi sử dụng các bộ lọc để tìm kiếm các issue quan trọng nhất.

Theo mặc định, tất cả các bảng Jira đều có bộ lọc “Only My Issue” (Chỉ issue của tôi) và “Recently Updated” (Issue mới được cập nhật gần đây).

Nhưng các bộ lọc hữu ích khác có thể bao gồm “Created Recently” (được tạo gần đây) hoặc “Reported By Me” (Issue tôi đã báo cáo)

Từ trang tìm kiếm, bạn có thể lưu bộ lọc bằng nút “Save as“.

Để chia sẻ bộ lọc, hãy nhấp vào Tìm bộ lọc trên trang tìm kiếm. Tìm bộ lọc bạn muốn, sau đó nhấp vào nút bánh răng và sau đó chỉnh sửa. Sau đó, bạn có thể chỉ định các nhóm hoặc Project cụ thể mà bạn muốn chia sẻ bộ lọc.

Subscription

Một cách hiệu quả để theo dõi các thay đổi trên toàn hệ thống là đăng ký một bộ lọc. Thao tác này sẽ gửi cho bạn kết quả của truy vấn qua email – và có thể cho phép bạn:

theo dõi các issue mở và đóng,
mở nhiệm vụ được giao cho các cá nhân cụ thể
và tiến độ của các Project cụ thể.

Để bắt đầu, hãy sử dụng biểu mẫu tìm kiếm.

Tiếp theo lưu bộ lọc.

Sau khi được lưu, ở bên phải tên của bộ lọc sẽ là từ “Detail”. Làm theo điều này và sau đó nhấp vào Đăng ký mới.

Sau đó đặt các thông số kỹ thuật bạn muốn và đăng ký.


Tạo báo cáo trong Jira

Khi xem một Project, bạn sẽ thấy một liên kết đến các báo cáo trong thanh bên trái. Điều này sẽ đưa bạn đến nhiều loại báo cáo có sẵn.

Trong số các chức năng khác, những chức năng này cho phép bạn phân tích cách giải quyết issue, độ tuổi của chúng, tiến độ của Sprint và khối lượng công việc tổng thể của nhóm.

Tất nhiên, hãy nhớ rằng báo cáo chỉ có sẵn trên cơ sở từng Project, thay vì theo dõi hoạt động trên toàn bộ hệ thống của bạn.

Giới thiệu về JQL (Ngôn ngữ truy vấn Jira)

Jira Query Language (JQL) cho phép bạn tăng cường các tìm kiếm của mình trong Jira bằng cách sử dụng các biểu thức để chỉ định chính xác những gì bạn muốn.

Để bắt đầu nhập tìm kiếm JQL, hãy chuyển đến trang tìm kiếm và nhấp vào Nâng cao.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng biểu thức:

assignee = "joebloggs"

Để chỉ định một bộ lọc để chỉ hiển thị Các issue được chỉ định cho người dùng joebloggs. Bạn cũng có thể thêm nhiều cấp độ đặc tả, chẳng hạn như để lọc issue trong một Project cụ thể được chỉ định cho người dùng joeblogg.

Sử dụng Ngôn ngữ truy vấn Jira để tìm kiếm
Một số thứ bạn có thể tìm kiếm bao gồm:

Người dùng: assignee, Người tạo, reporter và Người theo dõi

Chi tiết issue / Project: Tệp đính kèm, Nhận xét, Đã tạo, Mô tả, Thời hạn, Mức độ ưu tiên, Project, Sprint, Trạng thái và Loại

Bạn có thể sử dụng nhiều thuật ngữ để thu hẹp tìm kiếm – ví dụ: Các issue được chỉ định cho joebloggs hoặc trong một Project cụ thể có thể được tìm kiếm cho tìm kiếm sau:

assignee = "joebloggs" OR project = "Sử dụng JQL"

Hoặc để tìm các issue không được chỉ định cho joebloggs – sử dụng “! =” – nằm trong một Project:

assignee! = "joebloggs" AND project = "Sử dụng JQL"

Nếu bạn đang tìm kiếm một issue chưa được chỉ định, bạn có thể sử dụng thuật ngữ NULL, như trong:

assignee = NULL

Khi tìm kiếm trong một khoảng thời gian, bạn có thể sử dụng các ký hiệu lớn hơn, bằng và nhỏ hơn – ví dụ:

duedate> = “2018/01/01”

Khi tìm kiếm nhận xét hoặc mô tả, biểu tượng “~” cung cấp văn bản chứa một cụm từ trong khi “! ~” Loại trừ văn bản chứa một cụm từ.

Xuất dữ liệu từ Jira

Bạn có thể xuất thông tin từ trang tìm kiếm Jira bằng cách chỉ cần nhấp vào nút Export ở trên cùng bên phải của màn hình.

Điều này cho phép bạn xuất thông tin đã lọc dưới dạng tệp CSV hoặc tệp XML; như một nguồn cấp dữ liệu RSS; hoặc ở định dạng có thể in được.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc xuất thông tin thường không cần thiết và các bộ lọc có thể được chia sẻ đơn giản nếu cần thiết hoặc thông tin có thể được xem trên một màn hình dùng chung – cho phép các mục nhập được lọc và chỉnh sửa động, thay vì được xem trong một định dạng tĩnh.


Hướng dẫn sử dụng Jira Dashboard

Jira Dashboard là gì?

Jira Dashboard (trang tổng quan) là những gì bạn nhìn thấy khi đăng nhập vào Jira.

Theo mặc định, Jira sẽ hiển thị các issue được chỉ định cho bạn và một luồng hoạt động. Tuy nhiên, có rất nhiều mục khác mà nó có thể cực kỳ hữu ích để thêm vào dashboard của bạn.

Để tạo dashboard tùy chỉnh, được cá nhân hóa, hãy nhấp vào “Dashboards” sau đó nhấp vào “Manage Dashboards”. Trên trang này, hãy nhấp vào “Create new dashboard”.


Cách tùy chỉnh dashboard của bạn trong Jira

Để tùy chỉnh dashboard của bạn, hãy chuyển đến dashboard, sau đó nhấp vào “Add Gadget”.

Các tiện ích mà bạn có thể chọn để thêm vào dashboard của mình bao gồm và “Filter Results” (cho một bộ lọc cụ thể), “Issue Statistics”, “Issues In Progress”, “Projects” và “Watched Issues”.

Việc sử dụng các tiện ích này có thể cung cấp cho bạn hình dung tổng quan nhanh về hoạt động và tiến trình trên nền tảng.

Cách chia sẻ dashboard của bạn trong Jira

Khi tạo dashboard, bạn có thể chia sẻ nó từ màn hình “Create Dashboard”. Nếu bạn đã tạo rồi thì bạn có thể chia sẻ nó bằng cách truy cập dashboard, nhấp vào nút dấu chấm lửng ở trên cùng bên phải (với “” trên đó); và nhấp vào “Share Dashboard”.

Dashboard có thể được chia sẻ giữa các nhóm, Project hoặc cho bất kỳ người dùng đã đăng nhập nào.

Mở rộng Jira với các ứng dụng

Jira có hơn 3000 add-on trên Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace cung cấp cho bạn hàng nghìn tiện ích bổ sung Jira để mở rộng khả năng của bạn ngoài niềm tin.

Ví dụ, một số ứng dụng cho phép Jira được sử dụng như một CRM dành cho doanh nghiệp. Một số ứng dụng như Table Grid Editor, cho phép bạn nhúng các bảng kiểu Excel trực tiếp vào issue. Có Exalate Jira Issue Sync & more, một ứng dụng để đồng bộ hóa các issue trên nhiều Jira. Và nhiều nhiều hơn nữa.

Kho add-on đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu cho thấy Jira có thể linh hoạt như thế nào.


Tạm kết

Với một loạt các tính năng và chức năng và quy trình làm việc có thể được điều chỉnh theo yêu cầu chính xác của bạn, Jira là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ.

Nếu bạn muốn mua Jira bản quyền để sử dụng, bạn hãy liên hệ BiPlus – đối tác Vàng của Atlassian tại Việt Nam với đội ngũ chuyên gia Atlassian am hiểu Agile và các hệ thống IT, có thể support từ workflow đến các customized add-on.

Bạn nghĩ gì về bài đăng này? Có điều gì chúng tôi bỏ sót không? Bạn còn muốn chúng tôi đề cập đến điều gì khác trong hướng dẫn này không? Nếu vậy, hãy cho chúng tôi biết qua phần bình luận bên dưới nhé!

Cách tạo Sprint trong Jira: Hướng dẫn mới nhất 2022

Sprint trong Jira

Sprint là đơn vị cốt lõi của Scrum và thiết lập tốc độ cho toàn bộ khối lượng công việc của nhóm. Jira, trong khi đó – có lẽ là công cụ quản lý tác vụ mạnh mẽ nhất hiện nay – được xây dựng từ nhóm với tinh thần Agile. Nói tóm lại, đây là một nền tảng lý tưởng để theo dõi, đo lường và quản lý các sprint của bạn.

Hướng dẫn này sẽ giúp bạn tạo Sprint trong Jira và cung cấp cho bạn chi tiết từng bước về cách Jira có thể giúp bạn trong các sprint.

Sprint là gì và tại sao sử dụng cần chia thời gian theo sprint?

Phương pháp scrum tập trung vào phát triển lặp và cung cấp liên tục các sản phẩm và tính năng đang hoạt động. Thay vì định kỳ tung ra các mặt hàng hoàn toàn mới hoặc các bản cập nhật lớn, scrum kêu gọi nhóm phát triển cam kết thực hiện các bản phát hành và chuyển giao trong các chu kỳ ngắn, thường xuyên – được gọi là sprint.

Đọc thêm: Jira là gì? 6 lý do nên dùng Jira để quản lý công việc

Việc phát hành có thể được thực hiện trong quá trình sprint hoặc khi kết thúc. Điều quan trọng là tự tổ chức, phân phối liên tục và phát triển lặp đi lặp lại. Quá trình quay vòng nhanh chóng này có nghĩa là nhóm có thể nhanh chóng nhận được phản hồi của khách hàng và quan sát cách những người thực sử dụng sản phẩm.

Điều này giúp nhóm không tạo ra các tính năng mà khách hàng không thực sự muốn và cho phép phát hiện sớm các vấn đề về khả năng sử dụng, với các thay đổi được thực hiện nhanh chóng dựa trên hoạt động thực tế của người dùng.

Scrum cũng kêu gọi một phong cách làm việc minh bạch, trong đó nhóm thiết lập các mục tiêu và phản ánh kết quả dự án. Tất cả những điều này xây dựng trách nhiệm giải trình trong quá trình. Nguyên tắc tự tổ chức linh hoạt, chỉ đạo tiến trình của dự án, cũng mang lại cho nhóm tinh thần trách nhiệm và thành tích để đạt được kết quả thành công.

Tất cả những điều này góp phần làm cho sprint nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Jira, trong khi đó, giúp khởi chạy và quản lý sprint nhanh chóng, đơn giản và dễ dàng.

Các sprint role trong Jira


Nhóm Scrum có một số vai trò không nhất thiết phải rõ .

Có lẽ vai trò quan trọng nhất để quản lý các dự án scrum là của scrum master. Nhiệm vụ của họ là huấn luyện nhóm thông qua phương pháp scrum, đảm bảo rằng khuôn khổ được tuân thủ và giúp nhóm phát triển và tối ưu hóa quy trình làm việc của họ.

Scrum master sở hữu hiệu quả quy trình scrum. Nhiệm vụ quan trọng mà họ sẽ thường xử lý là lên lịch cho các sự kiện như dự phòng, họp lập kế hoạch chạy sprint, đánh giá sprint và xem xét lại. Họ cũng có thể xử lý các nhiệm vụ quản trị trên bảng, giám sát báo cáo và xác định các yếu tố cản trở (blocker) và các điểm xung đột.

Tuy nhiên, scrum master thường không nên là product manager / product owner. Product manager tập trung vào việc cung cấp các giải pháp cho nhu cầu của khách hàng và giám sát giá trị mà nhóm đang mang lại cho tất cả các bên liên quan. Tuy nhiên, họ có thể xử lý các nhiệm vụ chính như xử lý backlog và giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Mặt khác, công việc của scrum master là giám sát và điều chỉnh quy trình cũng như giúp chuyển hướng các dự án nếu chúng không đạt yêu cầu.

Vai trò có nhiều sự chồng chéo hơn là của project manager – nhưng thay vì chỉ đạo nhóm, scrum master là người hỗ trợ đảm bảo dòng chảy của dự án cùng với các đồng nghiệp của họ. Tất nhiên, cũng có nhóm phát triển: tất cả mọi người, engineers hoặc không, những người sẽ đưa công việc vào dự án và thúc đẩy nó hướng tới một kết quả thành công.

Lập kế hoạch Sprint và Bắt đầu Sprint trong Jira


Bước đầu tiên của một sprint – trước khi khởi chạy – là lập kế hoạch chạy sprint.

Lớp cơ sở của dự án được hình thành bởi product backlog. Đây là danh sách đầy đủ các tính năng, chức năng và nhiệm vụ của dự án đã được xác định. Do tầm quan trọng của backlog ở giai đoạn này, nên người quản lý dự án sẽ tinh chỉnh nó trước cuộc họp và đảm bảo rằng nó được cập nhật.

Bạn có thể đến cuộc họp với một kế hoạch rộng rãi cho sprint – hoặc điều này có thể được xác định khi bạn đi. Trong quá trình lập kế hoạch sprint, các mục tồn đọng của sản phẩm, cho dù đó là các công việc kỹ thuật cụ thể hay các yêu cầu tính năng rộng, sau đó sẽ được chuyển sang sprint đang hoạt động.

Nhóm phải đánh giá mức độ quan trọng của những nhiệm vụ này và lượng thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Bằng cách đó, nhóm có thể tập hợp một khối lượng công việc thực tế cho sprint, cũng như xác định các tính năng và chức năng sẽ được phát hành trong khoảng thời gian đó. Nhóm cũng có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và nhóm các nhiệm vụ cần được giữ lại cho các lần chạy sprint trong tương lai. Điều quan trọng là nhóm được liên kết và hiểu những gì họ đang hướng tới.

Cần nhớ rằng các ước tính chỉ là vậy và các mốc thời gian có thể thay đổi trong quá trình chạy sprint, dựa trên các yêu cầu. Ngoài ra, nếu công việc đi kèm với sự phụ thuộc từ các nhóm và phòng ban khác, bạn có thể để lại cho đến khi sprint tiếp theo, khi nó có thể được đầu tư đầy đủ và sau đó đưa vào kế hoạch một cách hợp lý.

Trong một số trường hợp, các chi tiết bổ sung có thể được yêu cầu để biến user story thành các task, issue và epic thực tế có thể được thực hiện.

Và Jira là một nền tảng tuyệt vời cho cuộc thảo luận này – xét cho cùng, có một lý do mà danh sách các issue cần làm của bạn trong Jira được gọi là backlog. Khi đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu chuyển các issue từ backlog sang sprint – xem bên dưới để biết chi tiết về cách tạo sprint.

Chúng tôi sẽ giả định rằng bạn đã thiết lập một dự án scrum, nhưng nếu chưa thiết lập, bạn có thể đọc ở đây để được tư vấn về cách bắt đầu.

Tạo Sprint trong Jira

Bước tiếp theo là tạo sprint của bạn. Để làm như vậy, hãy chuyển đến Backlog và với ít nhất một issue được đặt ra, hãy nhấp vào “Create Sprint”.

Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ thấy tùy chọn đặt thời lượng cho sprint và xác định mục tiêu của nó (ví dụ: đặt tên nó theo một tính năng, chủ đề hoặc mục tiêu cụ thể). Bây giờ bạn có thể bắt đầu điền sprint của mình.

Để bắt đầu chạy sprint, bạn cần phải đặt quyền “Manage sprint” cho dự án hoặc các dự án có liên quan. Quản trị viên có thể bỏ qua vấn đề này bằng cách đảm bảo rằng tất cả các sơ đồ quyền đã được đánh dấu “Manage sprint” cho những người dùng và nhóm có liên quan. Để xem lại các quyền của dự án, hãy nhấp vào “Settings” rồi đến “Projects”, sau đó chuyển đến dự án liên quan, tiếp theo là “Permissions” và bạn sẽ tìm thấy “Manage Sprints” – nơi bạn có thể chỉnh sửa cài đặt.

Ngoài ra còn có các phím tắt để quản lý sprint. Bằng cách tích hợp các công cụ như BitBucket với Jira, bạn có thể tự động xử lý các vấn đề thông qua quy trình làm việc bằng cách sử dụng chức năng kích hoạt. Điều này có nghĩa là các nhiệm vụ được cập nhật tự động ngay sau khi mã đã được xem xét, giúp tiết kiệm thời gian của nhóm và ghi nhật ký cập nhật ngay lập tức.

Họp đứng và Đánh giá Sprint


Một phần quan trọng của scrum là tính minh bạch – và sprint được thúc đẩy bởi các cuộc họp bàn hàng ngày, đánh giá những gì nhóm đang làm việc cũng như những thách thức và thất bại tiềm ẩn sắp xảy ra. Điều này giúp mọi người được thông báo, cập nhật và kết nối. Các cuộc họp phải ngắn và có thể được tổ chức với nhóm đứng lên theo đúng nghĩa đen.

Bạn có thể muốn cung cấp phản hồi về các báo cáo của Jira để theo dõi tiến độ trong quá trình chạy sprint (xem bên dưới) – nhưng các dự phòng không nên đào sâu quá nhiều chi tiết. Điều đó nói rằng, bạn nên đi vào cuộc họp đã chuẩn bị. Sử dụng bộ lọc của Jira để xem xét các issue còn mở của bạn và các mục được cập nhật gần đây sẽ cung cấp cho bạn tổng quan tốt về hoạt động của nhóm để giúp bạn bắt đầu.

Đánh giá sprint hoặc đánh giá lặp lại nên được lên lịch vào cuối sprint hoặc khi nhóm đã đạt được một cột mốc quan trọng. Họ cho nhóm cơ hội để thể hiện và trưng bày công việc đã hoàn thành của họ và để nhóm đặt câu hỏi, chia sẻ và khám phá phản hồi.

Công việc trong chương trình có thể đã trải qua QA, nhưng nhóm sẽ cần phải thống nhất về cách xử lý việc kiểm tra và sửa lỗi đang diễn ra để các nhiệm vụ được đánh dấu là hoàn thành và sẵn sàng để trình diễn.

Đánh giá cũng không phải là đánh giá hiệu suất – loại phân tích đó nên được giữ lại để xem xét lại. Tuy nhiên, nếu nhóm đang gặp khó khăn với khối lượng công việc của họ hoặc giải quyết nợ kỹ thuật thì điều này có thể trở nên rõ ràng ở giai đoạn này.

Báo cáo Jira để quản lý Sprint


Quản lý sprint trong Jira dễ dàng nhờ vào một loạt các báo cáo mạnh mẽ mà nền tảng cung cấp. Những điều này cung cấp nhiều thông tin khi bạn tiến bộ qua sprint, giúp bạn đánh giá hiệu suất của mình sau khi sprint hoàn tất.

Từ sprint của mình, bạn có thể tìm thấy các báo cáo trong thanh bên trái.

Công cụ quản lý phù hợp nhất là Sprint Report (được đặt tên phù hợp). Điều này cho thấy trạng thái của tất cả các vấn đề trong sprint và chúng đã được hoàn thành hay chưa, hoặc đã được thêm vào gần đây. Điều này minh họa rộng rãi trạng thái của sprint khi nó đang tiến triển, cũng như quy mô của công việc mới đang được thêm vào (có thể gây ra các vấn đề nếu quản lý sai). Báo cáo cũng bao gồm Biểu đồ Burndown

Biểu đồ Burndown hiển thị công việc còn lại để hoàn thành trong sprint và cho phép bạn so sánh những gì đã được dự báo với những gì đã thực sự xảy ra. Báo cáo được cập nhật tự động và cực kỳ hữu ích để cung cấp một bức tranh đơn giản về khối lượng công việc của nhóm đánh giá liệu các kế hoạch có đang được thực hiện trên thực tế hay không.

Báo cáo là một báo cáo đặc biệt hữu ích và có thể chỉ ra liệu nhóm có không theo kịp mục tiêu hoặc nếu mục tiêu đang được đặt quá thấp. Nó cũng sẽ làm rõ nếu các nhiệm vụ không được chia nhỏ đầy đủ; hoặc nếu có quá nhiều vấn đề được thêm vào trong quá trình chạy sprint.

Trong khi đó, Velocity Chart (Biểu đồ Vận tốc) cho thấy công việc mà nhóm đã hoàn thành trong mỗi sprint. Điều này hữu ích để chỉ ra năng lực của nhóm.

Biểu đồ kiểm soát (Control Chart) hiển thị thời gian hoàn thành mỗi vấn đề và thời gian trung bình của nhóm để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này minh họa số lượng vấn đề mà nhóm thường có thể xử lý trong một khoảng thời gian nhất định – điều này rất quan trọng cho việc lập kế hoạch.

Biểu đồ luồng tích lũy (Cumulative flow chart) cho biết các vấn đề đang cộng dồn như thế nào trong mỗi trạng thái vấn đề. Khi sprint tiến triển, các mục cần làm sẽ dần biến mất – nhưng những va chạm hoặc thay đổi hướng đáng kể có thể chỉ ra các vấn đề.

Kết thúc Sprint trong Jira và Sprint Retrospective


Để kết thúc sprint, nhóm cần đánh dấu là đã hoàn thành. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến “Active sprint”, trong thanh bên trái, sau đó nhấp vào “Complete Sprint”.

Làm như vậy sẽ chuyển bất kỳ issue còn lại nào trên sprint quay lại backlog. Những điều này sau đó có thể được đánh giá tại cuộc họp lập kế hoạch sprint tiếp theo của bạn.

Trong thời gian chờ đợi, nhóm nên tổ chức một phiên sprint retrospective. Trong khi sprint review là một “lễ kỷ niệm”, thì phiên retrospective là thời gian cho nhóm nhìn lại và góp ý mang tính xây dựng: điều gì đúng và điều gì sai? Điều này giúp nhóm có cơ hội tập trung vào những thành công và hướng tới sự cải tiến liên tục. Các báo cáo của Jira sẽ mang lại rất nhiều giá trị ở đây.

Có phải các vấn đề đang được chỉ định mà không có đủ chi tiết ở các giai đoạn lập kế hoạch không? Hay có quá nhiều vấn đề mới được tạo ra trong sprint? Hồi cứu là thời gian để xác định các vấn đề và thảo luận về cách thức có thể điều chỉnh quy trình làm việc để giúp nhóm hoàn thành.

Ứng dụng giúp bạn chạy sprint trong Jira


Mặc dù Jira hoạt động hiệu quả như một công cụ lý tưởng để quản lý các pha chạy sprint, nhưng một trong những lợi ích tuyệt vời của nền tảng này là một loạt các nâng cấp, cải tiến và tiện ích mở rộng có sẵn thông qua Atlassian Marketplace. Dưới đây là một số ứng dụng tốt nhất để hỗ trợ chạy sprint trong Jira.

Structure.Gantt


Cấu trúc mở rộng cho Jira, Structure.Gantt là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để tạo nên Agile trong Jira. Sử dụng ứng dụng, bạn có thể phân tích và quản lý tiến trình dự án và trực quan hóa dữ liệu sprint ở cấp vĩ mô và vi mô. Tất cả những điều này có nghĩa là bạn có thể lập kế hoạch hiệu quả hơn và hiệu quả hơn và đảm bảo rằng các sprint của bạn đang chạy đúng kế hoạch và đúng mục tiêu.

Bạn có thể tìm thấy Structure.Gantt trong Atlassian Marketplace tại đây.

Planning poker


Mỗi sprint đều bắt đầu bằng một cuộc họp lập kế hoạch – và Planning Poker có thể giúp bạn thực hiện nó nhanh chóng và dễ dàng. Ứng dụng cho phép bạn và nhóm của bạn xếp hạng và cho điểm các nhiệm vụ trong thời gian thực với hệ thống phân bổ điểm. Planning Poker hỗ trợ nhiều loại thiết bị và có thể xử lý các nhóm gồm 30 người tham gia trở lên, có nghĩa là nó phù hợp với các đội ở mọi quy mô.

Bạn có thể tải và cài đặt Planning Poker trên Atlassian marketplace tại đây.

Sprint Capacity Planning & Tracking


Ứng dụng này được thiết kế để giúp bạn lập kế hoạch khối lượng công việc chạy sprint của mình và cách bạn sẽ phân bổ các nguồn lực của nhóm, theo thời gian và theo điểm câu chuyện. Bạn có thể xem năng lực tổng thể và đi sâu vào các vai trò cá nhân và các thành viên trong nhóm.

Ứng dụng cũng ghi lại các mục tiêu và hiệu suất, giúp bạn dễ dàng xem lại các dự báo theo thời gian – và tất nhiên, tất cả những điều này được cắm trực tiếp vào trang tổng quan của bạn. Bản dùng thử miễn phí được cung cấp và ứng dụng có sẵn cho các phiên bản Đám mây, Máy chủ và Trung tâm dữ liệu.

Bạn có thể tải Sprint Capacity Planning & Tracking trên Atlassian Marketplace tại đây.

Tạm kết


Jira được xây dựng với sự Agile và nhạy bén, điều này có nghĩa là nó là nền tảng hoàn hảo để bạn quản lý khuôn khổ. Với hướng dẫn này trong tay, bạn sẽ được thiết lập đầy đủ để quản lý các sprint của mình thông qua Jira, từ cuộc họp lập kế hoạch cho đến các phiên review, retro – và bạn sẽ có sẵn câu trả lời cho lý do tại sao, ai, cái gì và khi nào về cách xử lý các sprint. Nếu bạn có nhu cầu mua license và cài đặt Jira, hãy liên hệ Biplus – Đối tác Atlassian số 1 Việt Nam để được hỗ trợ tốt nhất nhé.

Hướng dẫn áp dụng Jira cho các nhóm Scrum

Jira là một trong những công cụ quản lý công việc mạnh mẽ nhất hiện nay. Đó là một trong những lý do tại sao các nhóm phát triển phần mềm yêu thích công cụ này. Do đó, việc nhiều nhóm scrum sử dụng Jira để theo dõi các dự án bằng phương pháp Agile là điều hoàn toàn tự nhiên.

Trên thực tế, Jira hoàn toàn phù hợp cho các nhóm sử dụng Scrum.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá cách bạn có thể sử dụng Jira cho Scrum. Và tại sao Jira lại đặc biệt phù hợp với khung Scrum.

Scrum trong Jira là gì?


Scrum là một khuôn khổ phổ biến để thực hiện phát triển phần mềm theo Agile.

Trong Scrum, nhóm xây dựng sản phẩm theo một loạt các sprint lặp đi lặp lại. Có nghĩa là các bản cập nhật được gửi trên cơ sở nhất quán, theo lịch trình. Nhìn chung, nhóm tìm cách tự tổ chức, học hỏi kinh nghiệm và xem xét, đánh giá những thành công và thất bại.

Đặc biệt, Jira Software cung cấp các công cụ giúp bạn dễ dàng theo dõi và lên lịch các công việc cũng như theo dõi tiến độ. Hơn nữa, nó đã được điều chỉnh rộng rãi cho Agile và cho Scrum. Có nghĩa là Jira và Scrum đi cùng nhau như cá với nước vậy, khó có thể tách rời.

Scrum vs Kanban trong Jira


Tất nhiên, chỉ vì bạn đang áp dụng một cách tiếp cận Agile để quản lý dự án không có nghĩa là bạn nhất thiết phải chọn Scrum.

Một giải pháp thay thế là Kanban.

Trong khi Scrum ưu tiên cải tiến lặp đi lặp lại, thì khung Kanban lại tập trung hơn vào việc trực quan hóa quy trình làm việc để tối đa hóa hiệu quả. Và để hoàn thành các dự án trong thời gian ngắn nhất có thể. Bạn có thể tìm hiểu một số lời khuyên về Kanban và Scrum từ Atlassian.

Vậy phương pháp nào phù hợp với bạn?

Nếu bạn đang làm việc trên một dự án lớn có thể được tiếp cận bằng các bước lặp đi lặp lại quan trọng, thì Scrum có thể rất hoàn hảo.

Trong khi đó, đối với các dự án đơn giản hơn hoặc các quy trình đòi hỏi quy trình làm việc liên tục trong trung và dài hạn, thì Kanban có thể phù hợp hơn.

Dù bạn chọn gì, Jira đều cung cấp các công cụ giúp quá trình trở nên đơn giản. Nhưng hãy suy nghĩ khác biệt đi một chút. Và đừng để các quy trình của bạn bị ảnh hưởng bởi các công cụ mà bạn chọn.

Tạo một dự án Jira Scrum


Để bắt đầu, bạn sẽ muốn tạo một dự án Jira Scrum. Chuyển đến “Projects” rồi “Create project”.

Sau đó, chỉ cần chọn mẫu dự án trong Jira “Scrum”.

Với màn hình tiếp theo, chỉ cần nhấn “Chọn”. Sau đó, đặt tên và KEY. Và cuối cùng chọn một người dẫn đầu dự án và nhấn gửi.

Sau khi thực hiện thì bạn sẽ có một backlog trống. Và bạn có thể bắt đầu điền vào nó các issue, phân loại chúng thành một trong các issue type sau:

  • Bug
  • Task
  • Sub-task
  • Story
  • Epic

Cách tạo bảng Scrum trong Jira

Nếu muốn, bạn có thể thêm một board mới cho một hoặc nhiều dự án Scrum.

Để tạo một bảng Scrum, hãy vào “Your work”. Sau đó nhấp vào “View all boards” -> “Create board”. Chọn Kanban hoặc Scrum. Sau đó, bạn có thể chọn tạo:

  • Board được tạo bằng dự án Phần mềm mới.
  • Board từ một dự án hiện có.
  • Board từ Bộ lọc đã lưu hiện có.

Bạn cũng có thể cấu hình bảng của mình bằng cách nhấp vào “Board”, sau đó “Configure”.

Cài đặt bao gồm:

  • General, cho phép bạn thay đổi tên của bảng, quản trị viên gắn liền với nó và những bộ lọc và dự án mà nó bao gồm.
  • Columns
  • Swimlanes (các hàng trên bảng dùng để nhóm các issue)
  • Màu sắc thẻ; Bố cục thẻ và Ước tính (để xác định lượng thời gian dành cho sprint)

Tạo sprint trong Jira


Tất nhiên, một trong những yếu tố quan trọng của Scrum trong Jira là chạy sprint.

Về cơ bản, đây là những lần lặp lại dự án trong một khoảng thời gian cố định. Mỗi sprint đi kèm với cam kết hoàn thành một phần sản phẩm có thể chuyển giao được (hoặc hoàn thành một phần công việc).

Để tạo một sprint, chỉ cần vào Backlog và nhấn “Create Sprint”.

Sau đó, bạn có thể bắt đầu cuộc họp lập kế hoạch chạy sprint đầu tiên của mình.

Từ cuộc họp lập kế hoạch chạy sprint đến bắt đầu chạy sprint.

Để bắt đầu chạy sprint, trước tiên bạn sẽ phải xác định mục tiêu của nó. Cuộc họp lập kế hoạch sprint của bạn sau đó sẽ cho phép bạn xác định các task, bug, story và epic.

Bạn cũng cần sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và phân bổ ước tính cho chúng để quản lý khối lượng công việc tổng thể.

Điều này sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng về những gì nên được xử lý trong sprint hiện tại và những gì nên được giữ lại cho đến chu kỳ tiếp theo.

Để tạo cảm giác về mục tiêu, bạn cũng có thể muốn đặt tên sprint theo chủ đề, mục tiêu hoặc tính năng sản phẩm cụ thể.

Khi bạn đã thêm ít nhất một issue vào sprint, bạn có thể khởi chạy nó bằng cách nhấn vào nút “Start Sprint”. Tại đây, bạn sẽ có thể đặt thời lượng và xác định mục tiêu của sprint (xem ảnh chụp màn hình).

Đảm bảo rằng bạn có quyền để bắt đầu chạy sprint.
Một trong những issue mà người dùng thường gặp phải là họ không có quyền để bắt đầu chạy sprint.

Điều này là do họ cần có quyền “Manage sprint” (Quản lý sprint) đối với các dự án được chọn trong bộ lọc hội đồng quản trị.

Nếu thiếu một dự án hoặc nếu bộ lọc quá phức tạp, người dùng có thể không bắt đầu chạy sprint.

Issue có thể được giải quyết bằng cách đảm bảo rằng tất cả các permission schemes (sơ đồ quyền hạn) – ngay cả những scheme không được sử dụng – cung cấp quyền “Manage sprint” cho tất cả các nhóm và người dùng dự định.

Để kiểm tra các quyền của dự án, hãy chuyển đến “Settings” rồi đến “Projects”, sau đó chọn dự án có liên quan và đi tới “Permissions” và tìm “Manage Sprints”.

Với giai đoạn sprint đang diễn ra, bạn có thể tham gia vào các cuộc họp đứng (daily standup) hàng ngày để xem xét mọi người đang làm gì. Và đảm bảo rằng không có rào cản nào xảy ra.

Bạn cũng có thể tự động di chuyển các issue thông qua quy trình làm việc Jira với chức năng kích hoạt. Điều này sẽ yêu cầu tích hợp giữa BitBucket và Jira. Nhưng có nghĩa là bạn có thể tự động cập nhật nhiệm vụ của mình ngay sau khi mã đã được xem xét.

Báo cáo Jira cho các nhóm Scrum

Như chúng ta đã nói, Jira hoàn toàn phù hợp với Scrum. Và có rất nhiều báo cáo có sẵn cho bạn về trạng thái của dự án và sprint của bạn.

Để xem các báo cáo hiện có chỉ cần nhấp vào nút “Report” ở thanh bên trái.

Khi bạn đã chọn một báo cáo, báo cáo sẽ được “Pinned” tức là được đính lên đầu trang mỗi khi bạn vào trang “Report”. Bạn có thể thay đổi điều này bằng lựa chọn “Switch Report”.

Những công cụ này cực kỳ hữu ích để theo dõi trạng thái của sprint.

Chúng cũng vô cùng giá trị trong việc cung cấp dữ liệu cho quá trình đánh giá sprint, sau khi hoàn thành. Điều này sẽ giúp bạn xác định công việc đã được hoàn thành.

Trong phiên sprint retrospective, các báo cáo sẽ minh họa cách nhóm đang hoạt động và liệu họ có đạt mục tiêu hay không.

Báo cáo burndown chart

Một trong những tính năng hữu ích nhất là Biểu đồ Burndown. Điều này cho thấy số lượng công việc ước tính và thực tế còn lại trong sprint.

Hơn nữa, nó được cập nhật tự động khi nhóm của bạn giải quyết các issue trong sprint.

Để xem biểu đồ này, hãy nhấp vào “Report” từ thanh bên, sau đó chọn “burndown chart” từ menu thả xuống.

Biểu đồ Burndown giúp bạn dễ dàng xác định:

  • Nhóm đang cố gắng chạy theo kịp các ước tính hoặc KPI đã đặt ra.
  • Nhóm không cam kết làm đủ công việc và do đó sẽ hoàn thành sớm
  • Công việc không được chia nhỏ thành các đơn vị đủ nhỏ (được biểu thị bằng các bước nhảy lớn trên biểu đồ tiến độ)
  • Các kế hoạch đang được thay đổi ở giữa sprint (và các ước tính đang đi chệch hướng)

Báo cáo sprint


Báo cáo Sprint cũng là một công cụ cực kỳ hữu ích để theo dõi tiến trình của sprint.

Nó cung cấp số liệu thống kê cốt lõi cho sprint bao gồm các nhiệm vụ đã hoàn thành và chưa hoàn thành. Các nhiệm vụ được thêm vào sau khi bắt đầu chạy sprint. Và Biểu đồ Burndown.

Báo cáo Velocity Chart (Biểu đồ vận tốc)


Velocity Chart đặc biệt hữu ích khi sprint hoàn thành.

Nó minh họa công việc mà nhóm của bạn đã hoàn thành trong mỗi sprint. Chỉ ra năng lực của họ. Điều này có thể cực kỳ hữu ích khi lập kế hoạch trước.

Cách hoàn thành sprint ở Jira


Khi kết thúc sprint, bạn sẽ cần phải tự đánh dấu nó là đã hoàn thành.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào “Active sprints” ở thanh bên trái và sau đó nhấp vào “Complete Sprint”.

Điều này sẽ chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành vào Backlog. Sau đó, bạn có thể chuyển chúng vào các sprint trong sau nếu chúng vẫn được yêu cầu. Và sau đó bạn có thể tiếp tục luôn với sprint tiếp theo.

Làm Jira Wallboard như thế nào?

Scrum hoạt động như một quy trình để định hướng và theo dõi quy trình làm việc của nhóm bạn.

Một bổ sung tuyệt vời cho điều này là làm cho các chỉ số hiển thị nhiều hơn bằng cách hiển thị chúng trên màn hình trong không gian làm việc của bạn.

Để thực hiện điều này, hãy chuyển đến tiện ích bảng điều khiển Wallboard, chọn các tiện ích bảng điều khiển mà bạn muốn sử dụng trên màn hình và sau đó cắm hệ thống vào màn hình hoặc màn hình, nếu thích hợp. Bây giờ bạn có một information radiator (bảng thông tin) tức thì trong tầm tay!

Đọc thêm về quản lý Jira Dashboard

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về quản lý sản phẩm thì chúng tôi có rất nhiều bài viết dành cho bạn – chỉ cần nhấp vào đây để bắt đầu.

Ứng dụng Jira dành cho Scrum


Trong số các ứng dụng Scrum phổ biến nhất cho Jira là:

Agile Cards


Ứng dụng này giúp bạn dễ dàng in các user story từ backlog của bạn cho các cuộc họp lập kế hoạch Scrum và sprint hàng ngày.

Bạn có thể cập nhật trạng thái của Jira bằng một bức ảnh duy nhất của bảng vật lý.

Ứng dụng cung cấp cho bạn rất nhiều sự linh hoạt để chỉnh sửa các mẫu in của bạn. Và bạn có thể chọn in các issue riêng lẻ hoặc toàn bộ hoặc bảng.

Planning Poker


Ứng dụng Jira này cung cấp một công cụ để sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ trong thời gian thực với đồng nghiệp của bạn thông qua hệ thống phân bổ điểm Planning Poker.

Ứng dụng hỗ trợ 30 người tham gia trở lên và giúp việc ưu tiên trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Có nghĩa đó là một cách tuyệt vời để hoàn thành công việc cho các nhóm thuộc mọi quy mô.

Agile Tools & Filters for Jira Software


Ứng dụng này cho phép lọc JQL động trên board và backlog. Nó cũng đi kèm với một loạt các tùy chọn tùy chỉnh cho phép bạn điều hướng hệ thống nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. App đặc biệt lý tưởng cho các nhóm scrum!

Tạm kết


Với các tip được cung cấp trong hướng dẫn này, bạn đã có thể bắt đầu sử dụng Jira cho Scrum, gửi các user story về quy trình làm việc, kết thúc sprint đúng thời gian và mục tiêu và bàn giao liên tục.

Hơn nữa, theo phương pháp Scrum / Agile, bạn nên lưu ý liệu có những cải tiến nào có thể được thực hiện đối với cách bạn hoàn thành công việc hay không – và bạn phải luôn tối ưu hóa.

Nếu bạn có nhu cầu mua license các sản phẩm Atlassian như Jira, Confluence hãy liên hệ với Biplus – Đối tác số 1 của Atlassian tại Việt Nam với đội ngũ chuyên gia đã tư vấn cho nhiều tập đoàn lớn triển khai thành công Jira như Viettel, Techcombank, VP Bank… với số lượng user lên đến 13,000 user.

Biplus rất đề cao việc sử dụng Jira cho Scrum và cho Agile – nhưng có điều gì chúng tôi đã bỏ lỡ không? Hoặc bạn có lời khuyên của riêng mình về cách tốt nhất để sử dụng Jira cho Scrum thì hãy cho Biplus biết trong các ý kiến ​​dưới đây nhé!

Jira là gì? Tất tần tật về Jira

Jira là phần mềm quản lý công việc hàng đầu cho các nhóm phát triển phần mềm. Kiểm soát các tác vụ, các lỗi phát sinh cũng như chỉ định các công việc là các hoạt động quan trọng trong quản lý dự án. Thông thường, các nhà quản lý dự án sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc xử lý và kiểm soát một lượng lớn thông tin. Để giải quyết vấn đề này, Jira đã ra đời để giúp tối ưu quy trình và các dự án được hoạt động trơn tru hơn. Bài viết sau sẽ giới thiệu với bạn Jira là gì cũng như tất tần tật về Jira.

Jira là gì?

Jira là một công cụ đám mây để theo dõi các công việc và quản lý dự án. Công cụ này được thiết kế để tăng cường phối hợp nhóm trong phát triển phầm mềm Agile. Ngoài ra, Jira cũng cung cấp một bộ theo dõi bug và tiến độ toàn diện trong toàn bộ vòng đời phát triển phần mềm.

Jira

Phần mềm Jira có gì hay?

  • Phần mềm Jira tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch, theo dõi cũng như bàn giao sản phẩm. Bắt đầu với dựng Backlog & phiên Planning, phần mềm quản lý dự án này cho phép bạn phác thảo toàn bộ tiến độ dự án và đảm bảo sự cộng tác với vô số công cụ.
  • Tính năng quản lý bản phát hành sẽ giúp người dùng theo dõi các dự án trên các bản phát hành. Ngoài ra, Jira cũng cung cấp các báo cáo toàn diện về tiến độ và hiệu suất. Jira cung cấp các template được thiết lập sẵn cho tất cả các chức năng và cho phép thay đổi chúng theo nhu cầu của nhóm và doanh nghiệp.
  • Mọi đội nhóm trong nhiều ngành nghề khác nhau có thể sử dụng hiệu quả. Mặc dù Jira ban đầu được thiết kế cho các nhóm Công nghệ thông tin, nhưng hiện nay nhiều nhóm bao gồm marketing, nhân sự, sale, … đều đang sử dụng phần mềm này do khả năng quản lý và tuỳ chỉnh mạnh mẽ của nó.

Những tính năng cơ bản của Jira

  • Quản lý và theo dõi tiến độ của dự án.
  • Quản lý các tasks, bugs, sự cải tiến, những tính năng mới hoặc bất kỳ vấn đề xảy ra.
  • Tạo ra và lưu trữ lại những bộ lọc có cấu hình cao xuyên suốt mọi vấn đề trong hệ thống.
  • Chia sẻ bộ lọc với người sử dụng khác hoặc đăng ký và nhận kết quả qua hệ thống email định kỳ.
  • Xây dựng quy trình làm việc tương thích với từng yêu cầu của dự án.
  • Bảng dashboard cung cấp cho người sử dụng một không gian riêng. Nhóm xem mọi thông tin liên quan đến cá nhân.
  • Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê với những biểu đồ khác nhau, phù hợp với nhiều loại hình dự án và đối tượng người sử dụng.
  • Dễ dàng tích hợp với các hệ thống ứng dụng khác (như Email, Excel, RSS,…).
  • Có thể chạy trên hầu hết các nền tảng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.

Ưu điểm của Jira

  • Jira giúp bạn lập biểu đồ ý tưởng của mình và truyền đạt chúng cho nhóm của bạn thông qua Roadmap. Tính năng này cho phép bạn chia sẻ các kế hoạch lớn và phân công nhiệm vụ cá nhân hiệu quả.
  • Ứng dụng này có tất cả các tính năng bạn cần để giúp các team Agile/Scrum đi đúng hướng. Đối với các user story riêng lẻ, bạn có thể tạo các báo cáo như biểu đồ tổng hợp và đối với quản lý nhóm, bạn cũng có thể theo dõi khối lượng công việc cực kì chi tiết.
  • Khả năng tích hợp mạnh mẽ . Ứng dụng cho phép tích hợp dễ dàng với các phần mềm bên thứ 3 khác. Ví dụ: với Hipchat và Sack để nhận thông báo và giao tiếp. Hơn 3000 add-ons/plugins có sẵn, giúp customize Jira với các nhu cầu và nhiệm vụ khác nhau.
  • Jira cho phép người dùng tùy chỉnh trải nghiệm của họ bằng cách tạo và tùy chỉnh các phần tử khác nhau, chẳng hạn như bảng, biểu mẫu, tiến trình, báo cáo, trường và hơn thế nữa.
  • Phần mềm được sử dụng cho một số nhiệm vụ khác nhau của các loại người dùng khác nhau. Cho dù bạn là nhà phát triển, người quản lý, người quản lý dự án hay kỹ sư, bạn sẽ có thể sử dụng Jira để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình.

Nhược điểm của Jira

  • Ứng dụng Jira trên điện thoại không phải là cách tốt nhất để làm việc với Jira khi bạn đang di chuyển. Nhiều người dùng nói rằng mặc dù mobile app của Jira đem đến một trải nghiệm tốt, nhưng họ thích làm việc bằng ứng dụng trên web hơn.
  • Tích hợp với các hệ thống khác là khá phức tạp. Di chuyển một dự án từ Microsoft Team Foundation Server sang Jira là một quá trình rất tốn thời gian. Nếu bạn gặp vấn đề như thế này và cần tư vấn và hỗ trợ thì hãy liên hệ đội ngũ chuyên gia Atlassian của Biplus để được hỗ trợ tốt nhất.
  • Không thể tải xuống báo cáo. Không thể tải xuống báo cáo Jira dưới dạng hình ảnh. Sử dụng các phương pháp khác làm thay đổi độ phân giải của hình ảnh, dẫn đến chất lượng hình ảnh kém.
  • Jira đã tải lên kích thước tệp giới hạn để giữ cho công cụ này load nhanh hơn. Do đó, không được phép tải lên ảnh, video hoặc tài liệu có kích thước lớn hơn 10MB.
  • Cấu hình của một số phần trong Jira đôi lúc hơi khó hiểu.

Các thuật ngữ cần biết khi sử dụng Jira

Jira là phần mềm với khá nhiều thuật ngữ công nghệ. Đôi khi chúng có thể là phần khó nhất của lộ trình học tập khi bắt đầu với Jira (và phương pháp Agile). Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp danh sách một số thuật ngữ liên quan đến Jira. 

Nếu bạn muốn tìm hiểu về cách sử dụng Jira, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây:

Hướng dẫn sử dụng Jira cho người mới

bắt đầu

  • Backlog – đây chính là danh sách các công việc cần làm. Thông thường, backlog trong Jira sẽ chức danh sách các story, issue và user story cho một sản phẩm hoặc sprint. 
Jira là gì
Backlog trong Jira
  • Board – bảng biểu: Công cụ mà các nhóm sử dụng để hình dung các đơn vị công việc đang được thực hiện trong quy trình làm việc cụ thể. Nó có thể được điều chỉnh cho các phong cách phát triển phần mềm theo Agile khác nhau (ví dụ: bảng Scrum hiển thị các mục công việc chuyển từ product backlog sang sprint backlog trong khi bảng Kanban thường có quy trình làm việc ba bước: To do, In Progress và Done).
  • Burndown chart – Biểu đồ Burndown: cho thấy khối lượng công việc thực tế và ước tính phải thực hiện trong một sprint.
Jira là gì
Biểu đồ burndown trong Jira
  • Control chart – Biểu đồ kiểm soát: Biểu đồ kiểm soát có thể hiển thị thời gian chu kỳ hoặc thời gian dẫn đầu cho sản phẩm, phiên bản hoặc sprint của bạn.
  • Cycle time: Thời gian chu kỳ: Thời gian chu kỳ là thời gian dành cho việc giải quyết một issue (vấn đề) – thường là thời gian tính từ khi bắt đầu giải quyết một vấn đề đến khi hoàn thành công việc, nhưng cũng bao gồm bất kỳ thời gian nào khác dành cho việc giải quyết vấn đề. Ví dụ: nếu một vấn đề được mở lại, khắc phục và hoàn thành một lần nữa, thì thời gian cho công việc bổ sung này được thêm vào thời gian chu kỳ.
  • Daily stand-up – họp hàng ngày – Daily là một cuộc họp nhỏ kéo dài 15 phút mỗi ngày để các nhóm đồng bộ các công việc đang được thực hiện.
  • Epic: Epic ghi lại một khối lượng lớn công việc cần được chia nhỏ thành một số story nhỏ hơn. Có thể mất vài sprint để hoàn thành một epic. Hệ thống phân cấp cho các đơn vị công việc trong phần mềm Jira như sau: Project > Epics/Components > Stories > Tasks > Subtasks.
  • Filter – Bộ lọc: Bộ lọc xác định những gì hiển thị trên mỗi bảng của bạn. Sử dụng trình tạo truy vấn đơn giản (JQL – Jira Query Language) của Jira, bạn có thể tùy chỉnh chính xác vấn đề (issue) nào được hiển thị trên bảng của bạn.
  • Issue: Một issue chỉ đơn giản là một đơn vị công việc trong Jira sẽ được theo dõi thông qua một quy trình làm việc, từ khi được tạo đến khi hoàn thành. Nó có thể bao gồm đại diện cho một đơn vị công việc, như một nhiệm vụ đơn giản hoặc một bug, đến một hạng mục công việc lớn hơn (parent work) cần được theo dõi, như một story hoặc một epic.
  • Kanban: Kanban là một hệ thống để hình dung luồng công việc và giới hạn công việc đang thực hiện. Kanban không được định hướng theo hướng sprint, giống như phương pháp luận phát triển Scrum, vì nó theo hướng tiếp diễn liên tục.
  • Scrum: Scrum là một phương pháp luận phát triển Agile trong đó sản phẩm được xây dựng trong một chuỗi các lần lặp có độ dài cố định được gọi là sprint. Nó cung cấp cho các nhóm một khuôn khổ để vận chuyển phần mềm theo nhịp đều đặn.
  • Scrum of Scrums: Scrum of Scrums là một phương tiện mở rộng Scrum tới các dự án lớn, nhiều nhóm. Một kỹ thuật để mở rộng quy mô Scrum, các dự án đa đội – theo truyền thống gọi là program management.
  • Sprint: là một khoảng thời gian ngắn (lý tưởng là từ hai đến bốn tuần) trong đó nhóm phát triển triển khai và cung cấp một phần của sản phẩm hoặc một chức năng có thể sử dụng được.
  • Sprint planning: Một cuộc họp lập kế hoạch nhóm xác định những gì cần hoàn thành trong sprint sắp tới.
  • Sprint retrospective: Cuộc họp nhằm xem xét lại những gì đã làm, đánh giá tốt hoặc không tốt cùng với các kế hoạch hành động để làm cho sprint tiếp theo tốt hơn.
  • Story: Story hoặc User story là một yêu cầu hệ thống phần mềm được thể hiện bằng một vài câu ngắn, lý tưởng là sử dụng ngôn ngữ phi kỹ thuật.
  • Story point: Story point là một ước tính về mức độ phức tạp tương đối của một story.
  • Swimlane: Phân loại các công việc để xem xét công việc nào nên tiến hành trước.
  • Subtask: Một nhiệm vụ phụ có thể là “tập con” của bất kỳ loại vấn đề nào, tùy thuộc vào Issue Type Scheme (Sơ đồ loại issue) của dự án.
  • Task: Một task (tác vụ) là một loại issue có sẵn trong Jira. 
  • Velocity: Velocity là thước đo mức độ công việc mà nhóm có thể xử lý trong một khoảng thời gian cụ thể, tức là nhóm có thể hoàn thành bao nhiêu product backlog của sản phẩm trong một lần sprint. Velocity có thể được tính toán dựa trên story point, giá trị kinh doanh, giờ, số lượng issue hoặc bất kỳ trường số (numeric field) nào bạn chọn.
  • Workflow – quy trình làm việc là logic thúc đẩy chuyển động của một story / subtask dọc theo hành trình phát triển của chúng trên bảng scrum hoặc kanban.
Jira là gì
Ví dụ về một quy trình làm việc trong Jira

Các loại báo cáo trong Jira

Một trong những tính năng nổi trội của phần mềm Jira chính là việc cung cấp rất nhiều loại báo cáo khác nhau. Giúp những người quản lý dự án có cái nhìn tổng quan và chi tiết vừa nhanh vừa hiệu quả. Báo cáo Jira chia làm 4 loại:

  • Báo cáo Agile cho các nhóm Scrum
  • Báo cáo Agile cho nhóm Kanban
  • Báo cáo Dự báo và quản lý
  • Báo cáo Phân tích Issue
Jira là gì
Các loại báo cáo trong Jira

Các sản phẩm Jira

Các loại sản phẩm Jira với tên gọi khác nhau được xây dựng trên nền tảng phần mềm Jira: Jira Service Desk – Jira Core – Jira Software – Jira Align – Jira Ops.

1. Jira Service Desk
Jira là gì

Jira Service Desk dành cho các nhóm nhận các vấn đề (issue) / yêu cầu đến từ các nhóm / khách hàng khác. Ví dụ, yêu cầu phần cứng từ các nhân viên khác. Nó có các tính năng bổ sung cho phép các dự án của hoạt động như một bộ phận hỗ trợ (help desk): thỏa thuận mức dịch vụ, báo cáo, hàng chờ, chấp nhận các vấn đề qua cổng thông tin hoặc email, v.v.

Jira Service Desk được thiết kế đặc biệt để người dùng cuối gửi ticket cho bộ phận hỗ trợ. Không giống như phần mềm Jira, Jira Service Desk chỉ yêu cầu cấp phép cho các đại lý. Jira Service Desk là một giải pháp đơn giản để tiếp nhận các issue từ người khác, nhưng vẫn có sức mạnh của nền tảng Jira để các nhóm của bạn giải quyết công việc.

2. Jira Core
Jira là gì

Jira Core sử dụng công cụ quy trình làm việc này và phục vụ cho các nhóm kinh doanh phát triển các dự án có tổ chức và theo pháp trị (Task-oriented). Cho dù các nhiệm vụ là danh sách việc cần làm đơn giản hay quy trình làm việc 7 bước với các chuyển đổi phức tạp, Jira Core được xây dựng để đáp ứng tất cả các yêu cầu. Jira Core là một giải pháp phù hợp cho các nhóm kinh doanh, nhóm pháp lý, nhóm nhân sự, nhóm phi kỹ thuật, nhóm tiếp thị, nhóm tài chính, nhóm vận hành, v.v.

3. Jira Software
Jira Software là gì

Jira Software khai thác sức mạnh của phương pháp Agile và Kanban bằng cách cung cấp cho nhóm làm việc các công cụ để dễ dàng tạo và ước tính các story, xây dựng backlog của sprint, xác định các cam kết (commitment) và tốc độ (velocity) của nhóm, trực quan hóa hoạt động của nhóm và báo cáo về tiến độ của nhóm. 

4. Jira Align
Jira là gì

Jira Align là một nền tảng Lập kế hoạch nhanh cho doanh nghiệp giúp cải thiện khả năng hiển thị, liên kết chiến lược và khả năng thích ứng của doanh nghiệp để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.

Mua license Jira như thế nào?

Bạn nên mua license Jira qua các đối tác chính thức của Atlassian tại Việt Nam như Biplus để được hỗ trợ tốt và nhanh nhất từ đội ngũ chuyên gia Atlassian mà không phải lo về mặt rào cản ngôn ngữ và múi giờ. Ngoài ra, Biplus là một trong số ít đối tác của Atlassian hoạt động trong lĩnh vực phần mềm nên có thể tư vấn kỹ càng và chuyên sâu về hệ thống và quy trình Jira cho các nhóm phát triển phần mềm nói riêng và các nhóm Agile/Scrum nói chung.

Kết luận

Như vậy, bạn đã tìm hiểu được Jira là gì và những các điều bạn cần biết về Jira. Qua bài viết này, có thể nói là một phần mềm quản lý lỗi rất hữu hiệu, nhất là đối với các công ty đã và đang triển khai Agile. Hy vọng qua bài viết các bạn đã hiểu hơn về Jira và những thuật ngữ cơ bản của Jira. Nếu các bạn có nhu cầu mua và cài đặt license Jira thì hãy liên hệ với Biplus – Đối tác số 1 của Atlassian tại Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn miễn phí về hệ thống tốt nhất từ các chuyên gia Atlassian nhé.