Quản lý Dịch vụ CNTT (ITSM) là gì?

ITSM đang là từ khóa hot trong ngành công nghệ thông tin hiện nay. Hãy cùng BiPlus tìm hiểu ITSM là gì qua bài viết sau nhé.


Quản lý Dịch vụ CNTT (ITSM) là gì?

Khái niệm cốt lõi của ITSM là niềm tin rằng CNTT nên được cung cấp như một dịch vụ. Một tình huống ITSM điển hình có thể liên quan đến việc yêu cầu phần cứng mới như máy tính xách tay. Bạn sẽ gửi yêu cầu của mình thông qua một cổng thông tin, điền vào một phiếu với tất cả thông tin liên quan và bắt đầu một quy trình làm việc có thể lặp lại. Sau đó, vé sẽ được gửi đến hàng đợi của nhóm CNTT, nơi các yêu cầu đến được sắp xếp và giải quyết theo mức độ quan trọng.

Do tương tác hàng ngày của họ với CNTT, mọi người thường hiểu sai ITSM là hỗ trợ CNTT cơ bản. Ngược lại, các nhóm ITSM giám sát tất cả các loại công nghệ tại nơi làm việc, từ máy tính xách tay, máy chủ đến các ứng dụng phần mềm quan trọng trong kinh doanh.

Có một luồng suy nghĩ phổ biến trong ngành CNTT cho rằng một cách tiếp cận thích hợp với ITSM nên tuân theo ba bước theo thứ tự sau: 1) Xây dựng và triển khai công nghệ CNTT. 2) Đưa vào và thực thi đúng quy trình. 3) Mọi người có thể tìm hiểu công nghệ và tuân thủ quy trình. Thực tế, BiPlus tin hướng tiếp cận ngược lại hiệu quả hơn.

Các đội nhóm nên được đặt lên hàng đầu. Chúng tôi thậm chí đã tạo một cuốn sổ tay hướng dẫn nhóm để cung cấp các công cụ giúp các nhóm cải thiện cách họ làm việc. Đội ngũ CNTT phải liên tục học hỏi và cải tiến. Họ phải cảm thấy có giá trị và được trao quyền để tạo ra sự khác biệt trong tổ chức. Thay vì trả lời các quy tắc được áp đặt bởi cấu trúc báo cáo theo cấp độ hoặc quy trình cứng nhắc, các nhóm CNTT có thể đưa ra quyết định sáng suốt về những thứ như áp dụng SLA và phần mềm nào sẽ triển khai. Bởi vì các nhóm CNTT cho phép năng suất và chuyển đổi kỹ thuật số, các nhóm CNTT mạnh là rất quan trọng đối với các tổ chức lớn mạnh. Nhóm nghiên cứu là trung tâm của các quy trình và công nghệ ITSM.

Sau khi tập trung vào sức mạnh của nhóm CNTT, có thể phát triển các phương pháp và khả năng độc đáo để cung cấp giá trị cho tổ chức. Cho dù nguồn đáng tin cậy đến đâu, chỉ đơn giản là copy và paste bộ tiêu chuẩn của một tổ chức khác và hy vọng chúng sẽ hiệu quả trong case của tổ chức của bạn là không đủ. Các nhóm CNTT thành công xây dựng phương pháp tiếp cận của họ từ các khuôn khổ như ITIL (Thư viện Cơ sở hạ tầng Công nghệ Thông tin), nhưng cẩn thận suy nghĩ về cách điều chỉnh các quy trình sẽ gây được tiếng vang với khách hàng.

Cuối cùng, phần mềm và công nghệ phải hỗ trợ các hoạt động của nhóm và tăng cường tác động của chúng. Phần mềm ITSM tốt giúp CNTT tiếp cận những người khác trong tổ chức của họ với sự hợp tác giữa các nhóm. Nó trao quyền cho người dùng cuối và tự động hóa công việc bình thường, vì vậy mọi người có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những gì quan trọng nhất đối với họ. Tất cả chúng ta đều đã thấy công nghệ cản đường và tạo ra sự phức tạp hoặc thất vọng không cần thiết. Khi công nghệ hoạt động tốt, nó giống như một phép thuật, nhưng trên thực tế, nó phản ánh sự làm việc chăm chỉ của các nhóm sử dụng nó.

ITSM vs ITIL vs DevOps

Các nhóm CNTT tận dụng nhiều framework khác nhau để tiến hành công việc. Những framework phổ biến nhất mà chúng ta hay nghe nói đến là ITSM và DevOps, mặc dù có rất nhiều khái niệm khác, như COBIT, SIAM, IT4IT, Lean và nhiều khuôn khổ khác nữa.

Vậy bạn cần biết những từ viết tắt nào? Ở đây, chúng tôi sẽ đề cập đến hai trong số các framework có ảnh hưởng nhất đối với các nhóm CNTT hiện đại – ITSM và DevOps – cùng với cách tiếp cận chung đối với ITSM. Hãy bắt đầu bằng cách xác định một số thuật ngữ chính.

ITSM

Như đã đề cập ở trên, ITSM đơn giản là cách các đội CNTT quản lý việc cung cấp các dịch vụ CNTT cho khách hàng. Phương pháp tiếp cận ITSM của một nhóm có thể được cấu trúc để phù hợp với thực tiễn ITIL và chịu ảnh hưởng của các khái niệm DevOps.

ITIL

ITIL là cách tiếp cận ITSM được chấp nhận rộng rãi nhất. ITIL tập trung vào các thực hành để điều chỉnh các dịch vụ CNTT phù hợp với nhu cầu kinh doanh. ITIL có thể giúp các tổ chức thích ứng với sự chuyển đổi và quy mô đang diễn ra. Nó hướng dẫn các nhóm đến một hệ quy chiếu tổng thể, kinh doanh và giá trị khách hàng, đồng thời khuyến khích cách tiếp cận linh hoạt hơn dựa trên cách nhóm của bạn hoạt động. Các Nguyên tắc Hướng dẫn ITIL 4 thúc đẩy sự cộng tác, tính đơn giản và phản hồi.

ITIL đôi khi được trình bày sai thành “các quy tắc”, thay vì hướng dẫn, được mở để giải thích. Tuy nhiên, chỉ vì chúng ta cần sử dụng công việc quy trình và tài liệu, không có nghĩa là chúng ta nên tạo ra khối lượng lớn hồ sơ và chi phí quan liêu. Không có lý do gì để che giấu các quy trình hoặc “quy tắc” ITIL.

DevOps

DevOps nhấn mạnh việc cung cấp dịch vụ CNTT tăng tốc được hỗ trợ bởi các phương pháp hoạt động nhanh và tinh gọn. DevOps cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm phát triển và hoạt động CNTT, vì vậy các tổ chức có thể xây dựng, kiểm tra và phát hành phần mềm nhanh hơn và đáng tin cậy hơn. Những lợi ích được hứa hẹn bao gồm tăng độ tin cậy, bàn giao phần mềm nhanh hơn, khả năng giải quyết các vấn đề quan trọng một cách nhanh chóng và quản lý tốt hơn các công việc ngoài kế hoạch.

Mặc dù DevOps bao gồm phát triển liên tục, tích hợp và phân phối tự động, khái niệm này được hình thành dựa trên việc xây dựng văn hóa cộng tác giữa các nhóm đã hoạt động trong lịch sử tương đối. Phần lớn bối cảnh và đặc điểm đằng sau DevOps là về việc rời bỏ các bộ phận cũ và làm việc cùng nhau – một cách cộng tác. Thật không may, điều này thường được coi là chỉ liên quan đến ‘Dev’ chứ không phải ‘Ops’.

ITSM và DevOps thường không đi với nhau, như một quyết định ‘hoặc / và’ – một là ITSM, hai là DevOps. Nhiều người thường nhầm lẫn về những gì ITSM và DevOps cung cấp và cách chúng có thể hoạt động cùng nhau. Các nhóm hiện đại, có hiệu suất cao nhận ra rằng họ cần phải có khả năng làm việc thông minh hơn và nhanh hơn, nhưng vẫn yêu cầu quy trình và kiểm soát.

Đã đến lúc vượt ra ngoài tối hậu thư ITSM và DevOps và sử dụng các yếu tố của cả hai – cho dù bạn có tuân theo các khuôn khổ một cách rõ ràng hay không. DevOps không chỉ đơn thuần là phát triển tự động, và thúc đẩy tầm quan trọng của sự cộng tác và một nền văn hóa mà ở đó không có ai đổ lỗi cho ai cả. Hơn nữa, ITSM và cách tiếp cận ITIL không nên được coi là gánh nặng hành chính, mà được sử dụng một cách linh hoạt để phù hợp với nhu cầu riêng của các tổ chức khác nhau.

Tầm quan trọng của ITSM

ITSM mang lại lợi ích cho nhóm CNTT của bạn và các nguyên tắc quản lý dịch vụ có thể cải thiện toàn bộ tổ chức của bạn. ITSM dẫn đến hiệu quả và tăng năng suất. Cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý dịch vụ cũng đưa CNTT phù hợp với các mục tiêu kinh doanh, chuẩn hóa việc cung cấp dịch vụ dựa trên ngân sách, nguồn lực và kết quả. Nó làm giảm chi phí và rủi ro, và cuối cùng là cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

BiPlus đã tìm thấy một số lợi ích phổ biến nhất của ITSM bao gồm:

  • Điều chỉnh các nhóm CNTT với các ưu tiên kinh doanh được theo dõi thông qua các chỉ số thành công.
  • Cho phép cộng tác giữa các bộ phận.
  • Đưa các nhóm CNTT và nhóm phát triển lại với nhau thông qua các phương pháp tiếp cận quản lý dự án được tổ chức hợp lý.
  • Trao quyền cho các nhóm CNTT chia sẻ kiến ​​thức và liên tục cải tiến.
  • Cải thiện điều phối yêu cầu để có dịch vụ hiệu quả hơn.
  • Thúc đẩy lấy khách hàng làm trung tâm với các quy trình tự phục vụ và tốt hơn.
  • Phản ứng nhanh hơn với các sự cố lớn và ngăn ngừa những sự cố trong tương lai.
  • Tất cả đều làm giảm chi phí và dẫn đến dịch vụ tốt hơn.
Quy trình ITSM

Quy trình ITSM là gì? ITIL phiên bản 4 gần đây đã chuyển từ việc đề xuất các “quy trình” ITSM sang giới thiệu 34 ITSM practice. Lý do của họ cho thuật ngữ cập nhật này là để “các yếu tố như văn hóa, công nghệ, quản lý thông tin và dữ liệu có thể được xem xét để có được tầm nhìn tổng thể về cách thức làm việc”. Cách tiếp cận toàn diện hơn này phản ánh tốt hơn thực tế của các tổ chức hiện đại.

Ở đây, chúng ta sẽ không lo lắng về sự khác biệt về sắc thái trong việc sử dụng thuật ngữ quy trình hoặc thực tiễn. Điều quan trọng và đúng bất kể nhóm của bạn tuân theo khuôn khổ nào, là các nhóm dịch vụ CNTT hiện đại sử dụng tài nguyên của tổ chức và tuân theo các quy trình có thể lặp lại để cung cấp dịch vụ nhất quán, hiệu quả. Trên thực tế, thực hành hoặc quy trình tận dụng là yếu tố phân biệt ITSM với CNTT.

Một số quy trình ITSM cốt lõi bao gồm:

Quản lý yêu cầu dịch vụ

Quản lý yêu cầu dịch vụ là một quy trình lặp lại để xử lý nhiều loại yêu cầu dịch vụ khách hàng, như yêu cầu truy cập vào các ứng dụng, cải tiến phần mềm và cập nhật phần cứng. Dòng công việc yêu cầu dịch vụ thường liên quan đến các yêu cầu định kỳ và được hưởng lợi rất nhiều từ việc cho phép khách hàng có kiến ​​thức và tự động hóa các tác vụ nhất định.

Quản lý kiến ​​thức

Quản lý tri thức là quá trình tạo ra, chia sẻ, sử dụng và quản lý tri thức và thông tin của một tổ chức. Nó đề cập đến một cách tiếp cận đa ngành để đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sử dụng kiến ​​thức tốt nhất.

Quản lý tài sản CNTT

Quản lý tài sản CNTT (còn được gọi là ITAM) là quá trình đảm bảo tài sản của tổ chức được hạch toán, triển khai, duy trì, nâng cấp và xử lý khi đến thời điểm. Nói một cách đơn giản, đó là đảm bảo rằng các mặt hàng có giá trị, hữu hình và vô hình, trong tổ chức của bạn được theo dõi và sử dụng.

Quản lý sự cố

Quản lý sự cố là quy trình để ứng phó với sự kiện hoặc gián đoạn dịch vụ ngoài kế hoạch và khôi phục dịch vụ về trạng thái hoạt động của nó. Xem xét tất cả các dịch vụ phần mềm mà các tổ chức dựa vào ngày nay, có nhiều điểm lỗi tiềm ẩn hơn bao giờ hết, vì vậy quá trình này phải sẵn sàng để nhanh chóng phản hồi và giải quyết các vấn đề.

Quản lý vấn đề

Quản lý sự cố là quá trình xác định và quản lý các nguyên nhân gây ra sự cố trên một dịch vụ CNTT. Quản lý sự cố không chỉ là tìm và khắc phục sự cố, mà là xác định và hiểu nguyên nhân cơ bản của sự cố cũng như xác định phương pháp tốt nhất để loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ.

Thay đổi cách quản lý

Quản lý thay đổi đảm bảo các quy trình tiêu chuẩn được sử dụng để xử lý hiệu quả và nhanh chóng tất cả các thay đổi đối với cơ sở hạ tầng CNTT, cho dù nó đang triển khai các dịch vụ mới, quản lý các dịch vụ hiện có hay giải quyết các vấn đề trong mã. Quản lý thay đổi hiệu quả cung cấp bối cảnh và tính minh bạch để tránh tắc nghẽn, đồng thời giảm thiểu rủi ro.

Đừng cảm thấy choáng ngợp bởi những điều này và danh sách các phương pháp ITIL thậm chí còn dài hơn. Bắt đầu từ nơi bạn đang ở, áp dụng các phương pháp phù hợp nhất. Nhóm của bạn có thể phát triển từ đó, học hỏi trong suốt chặng đường và thích nghi khi tổ chức phát triển.

Phần mềm và công cụ ITSM

Phần mềm ITSM cho phép các nhóm CNTT phù hợp với nhu cầu kinh doanh và thực hiện một cách tiếp cận chiến lược để thay đổi tổ chức, chuyển đổi và tăng trưởng. Có rất nhiều công cụ phần mềm ITSM có sẵn trên thị trường, từ các ứng dụng độc lập đến các dịch vụ nền tảng.

Chúng ta thường nghe các nhóm CNTT phàn nàn rằng các công cụ ITSM truyền thống mà họ sử dụng không linh hoạt và do đó khó tùy chỉnh và thích ứng với các yêu cầu đang phát triển. Cũng có xu hướng có các công cụ khác nhau cho các quy trình ITSM khác nhau. Các công cụ mô-đun tạo ra rào cản, ngăn cản con người và khiến các nhóm thiếu khả năng hiển thị. Các công cụ ITSM truyền thống thường khó triển khai và quản lý và người dùng cuối tránh sử dụng các công cụ không trực quan, điều này cũng dẫn đến thiếu hoặc không tồn tại các khả năng ITSM tự phục vụ.

Lựa chọn phần mềm bàn dịch vụ phù hợp cho tổ chức của bạn là rất quan trọng, vì bàn dịch vụ là nền tảng của ITSM. Bàn dịch vụ sẽ là giao diện giữa khách hàng và đội ngũ IT. ITIL định nghĩa bàn dịch vụ là “điểm liên hệ duy nhất giữa nhà cung cấp dịch vụ và người dùng. Bàn dịch vụ điển hình quản lý các sự cố và yêu cầu dịch vụ, đồng thời xử lý giao tiếp với người dùng.” Bàn dịch vụ cũng nên đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý các quy trình ITSM khác. Xem xét liệu bàn dịch vụ và các công cụ ITSM khác của bạn có đáp ứng các yêu cầu sau hay không:

Dễ sử dụng và thiết lập – Đi kèm với một cổng thông tin tự phục vụ trực quan, sạch sẽ giúp bạn dễ dàng yêu cầu trợ giúp, tìm kiếm kiến ​​thức và theo dõi tiến trình giải quyết các vấn đề.


Cho phép cộng tác – Cung cấp nền tảng cho các nhà phát triển và các nhóm chức năng chéo làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề nhanh hơn.


Thích ứng với nhu cầu của bạn – Đủ linh hoạt để hỗ trợ bất kỳ quy trình giải quyết, báo cáo hoặc thay đổi nào mà Nhóm CNTT mà bạn mong muốn.

Tạm kết

Vậy là chúng ta đã tìm hiểu ITSM là gì. Hiện nay, ITSM là trung tâm của việc hiện đại hóa các tổ chức. Khi sự gia tăng của dịch vụ hỗ trợ phần mềm tăng tốc, các nhóm dịch vụ CNTT đang cho phép nhân viên và nhóm trong các tổ chức cung cấp giá trị nhanh hơn. Vai trò của nhóm CNTT đã chuyển từ hỗ trợ doanh nghiệp sang khác biệt hóa doanh nghiệp. Đã đến lúc chuyển sang các phương pháp tiếp cận ITSM nhấn mạnh vào sự cộng tác, dễ sử dụng và phân phối giá trị nhanh hơn.

Tìm hiểu thêm về Jira Service Management – công cụ ITSM phổ biến nhất hiện nay.

Jira vs Redmine: phần mềm nào hợp với team của bạn?

Về cơ bản, Jira phù hợp với các đội nhóm công nghệ thông tin lớn hoặc đang scale, trong khi Redmine phù hợp hơn với các nhóm nhỏ lẻ. Trong bài viết này, BiPlus sẽ cùng các bạn so sánh Jira vs redmine và xem công cụ nào phù hợp nhất với nhu cầu của các bạn nhé.

So sánh jira và redmine

Sự khác biệt giữa Jira và Redmine

Jira Redmine đang được sử dụng chủ yếu trong lĩnh vực quản lý dự án phát triển phần mềm. Hai loại phần mềm này có nhiều điểm khác biệt trong các tính năng cụ thể, mức độ hỗ trợ và chi phí . Dựa trên xu hướng thị trường hiện tại và phản hồi của khách hàng, các chuyên gia đã xác định một điểm tổng thể cho cả hai phần mềm. Nếu so về tổng điểm, Jira luôn nhỉnh hơn Redmine.

Bảng so sánh Jira vs Redmine

So sánh REDMINEJIRA
Tổng quanRedmine là một trong những hệ thống quản lý dự án phổ biến, có thể rất linh hoạt cho nhiều mục đích kinh doanh. Nó được viết bằng ngôn ngữ Ruby on Rails. Redmine luôn độc lập với nền tảng và cơ sở dữ liệu.JIRA hầu như rất phổ biến và là một trong những hệ thống quản lý dự án ổn định nhất được rất nhiều công ty lớn sử dụng. JIRA chủ yếu tập trung vào một thiết kế cụ thể để giúp người dùng nắm bắt các nhiệm vụ của họ và giao nhiệm vụ tương tự cho từng người dùng dựa trên mức độ ưu tiên.
Chi phí và điểm reviewĐiểm mạnh của Redmine là nó miễn phí. Đó là lý do tại sao các công ty nhỏ hoặc mới thành lập thường ưu tiên công cụ này. Trong khi xét về điểm tổng thể thì công cụ này được chấm điểm thấp hơn Jira. Nhưng vì nó miễn phí và không có sự khác biệt lớn với công cụ quản lý dự án phổ biến khác, nó vẫn được khách hàng tối đa sử dụng. Ngoài ra, nếu chúng ta so sánh khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, nó gần như tương tự với các phần mềm quản lý dự án phổ biến khác. 96% khách hàng đã sử dụng Redmine hài lòng JIRA miễn phí với đội nhóm dưới 10 người. Ngoài ra, công cụ này cũng có các gói trả phí theo hằng năm và hàng tháng với nhiều tính năng mạnh mẽ giúp quản lý dự án hiệu quả nhất. Các khoản phí khác nhau đối với một đăng ký loại hình thanh toán khác nhau của khách hàng. So với điểm số, Jira được chấm 9,3 trên 10 cho điểm tổng thể và có mức độ hài lòng là 97% khách hàng.
Đối tượng sử dụng chínhCác nhóm phát triển phần mềm nhỏ, cần một phần mềm open source để quản lý.Các công ty lớn, đang scale. Jira có các khách hàng lớn là NASA. Ngoài ra còn có eBay, LinkedIn, Salesforce, Adobe hoặc Cisco, v.v.

Tạm kết

Trong bài viết Jira vs Redmine này, chúng ta đã thấy cả Jira vs Redmine đều là công cụ rất phổ biến cho hệ thống quản lý dự án hiện có sẵn cho mọi loại tổ chức. JIRA chắc chắn là phổ biến hơn so với Redmine, nhưng Redmine là phần mềm mã nguồn mở hoàn toàn miễn phí, vì vậy các Dev có thể tùy chỉnh, đó là lý do tại sao Redmine trở nên phổ biến đối với nhiều tổ chức nhỏ. Mặt khác, những các tổ chức hàng đầu luôn được ưu tiên sử dụng JIRA để xử lý tốt hơn hệ thống quản lý dự án với nhiều tính năng và công cụ bổ sung có thể customize phù hợp với chu trình kinh doanh.

Nếu các bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm về Jira, hãy liên hệ với BiPlus – đối tác số 1 của Atlassian tại Việt Nam để nhận tư vấn miễn phí từ đội ngũ chuyên gia của Atlassian nhé.

Jira vs Asana: nên dùng phần mềm quản lý nào?

Asana và Jira là hai trong số ít các công cụ quản lý dự án được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay. Cả hai đều có những ưu và nhược điểm cụ thể. Trong bài viết này, BiPlus sẽ so sánh Jira vs Asana và phân tích xem công cụ nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

*Bài viết lấy quan điểm trung lập từ Forbes.


Jira vs Asana


Tổng quan

Cả Asana và Jira đều có thể rất hữu ích đối với đúng đối tượng và cả hai đều hoạt động như một phần mềm quản lý dự án đầy đủ chức năng. Jira rất phổ biến với các cộng đồng Dev và kỹ thuật trong khi Asana phổ biến với các nhóm quy mô và nhỏ muốn quản lý nhiều loại dự án khác nhau ở một nơi duy nhất. Lựa chọn phù hợp với bạn sẽ phụ thuộc vào ngân sách của bạn, số lượng người trong nhóm của bạn và mục đích bạn sử dụng sản phẩm là gì.

Asana là gì?

Đây là một công cụ phần mềm quản lý dự án được xây dựng cho các nhóm làm việc trong một tổ chức. Công cụ này ngoài ra, người ta có thể mở rộng khả năng của Asana bằng cách tích hợp nó với các nền tảng và ứng dụng khác, chẳng hạn như Google Workspace, Microsoft Office 365, Salesforce, v.v.

Asana cung cấp cả phiên bản trả phí và miễn phí và có thể dễ dàng truy cập trực tiếp từ ứng dụng Điện thoại thông minh hoặc Trình duyệt web. Cần phải hiểu rằng lý do chính cho sự hữu ích của Asana là tính đơn giản của nó.

Jira là gì?

Jira của Atlassian bắt đầu như một công cụ để theo dõi các vấn đề cho các nhà phát triển phần mềm, cuối cùng trở thành một trong những lựa chọn nổi bật nhất của các nhà phát triển ứng dụng trên toàn thế giới.

Jira có khả năng quản lý phiên bản cho phép theo dõi các dự án giữa các phiên bản khác nhau và tạo ra các báo cáo tiến độ và hiệu suất kỹ lưỡng.

So sánh


AsanaJira Software
Chi phíMiễn phí để bắt đầu, cũng có các gói 10,99 đô la và 24,99 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng (nếu thanh toán hàng năm). Giá doanh nghiệp không được tiết lộ.Miễn phí cho tối đa 10 người dùng, sau đó $ 7,50 mỗi tháng cho mỗi người dùng hoặc $ 14,50 mỗi tháng cho mỗi người dùng. Giá doanh nghiệp không được tiết lộ. Bạn có thể được giảm giá nếu bạn thanh toán hàng năm.
Tích hợpJira, Zoom, Salesforce, Google Drive, Microsoft TeamsAsana, Figma, Miro, Slack, GitHub, Zendesk, Microsoft Teams, Google Drive
Khả năng lưu trữKhông giới hạnKhông giới hạn
SharingToàn bộ dự án của nhóm và cá nhân có thể được chia sẻ ra bên ngoàiNhóm nội bộ và đối tác bên ngoài
Assigning Due DatesBạn có thể chỉnh deadline và người thực hiện cho từng nhiệm vụ riêng lẻ và các công việc nhỏ hơn.Mỗi tính năng hoặc nhiệm vụ riêng lẻ có thể có deadline riêng.
Color CodingBạn có thể tùy chỉnh mỗi cột và giai đoạn một màu khác nhau.Đi kèm với màu của các công việc mặc định, chẳng hạn như màu “bug” và “tính năng mới”. Bạn có thể đặt một màu cho mỗi mức độ ưu tiên.

Như bạn có thể thấy, cả Jira và Asana đều có một số tính năng giống nhau trong khi Jira được thiết kế đặc biệt hơn có tính đến nhóm sản phẩm. Asana sẽ phù hợp với hóa đơn cho hầu hết các loại dự án và doanh nghiệp khác.

Điểm mạnh và yếu của từng công cụ

Asana có những ưu điểm sau:

Dễ sử dụng: Giao diện người dùng của Asana cung cấp trải nghiệm người dùng tốt hơn nhiều.
Tích hợp mở rộng: Asana có khả năng tích hợp tốt nhất giúp giải quyết mọi vấn đề mà chương trình gặp phải.
Tập trung vào cộng tác: Asana tập trung nhiều vào cộng tác.
Quản lý tác vụ: Quản lý tác vụ trong Asana hiệu quả và có tổ chức.

Asana có những nhược điểm sau:

Không có Tính năng theo dõi thời gian: Công cụ quản lý dự án này tập trung vào quản lý nhiệm vụ; tuy nhiên, nó thiếu các phương tiện và phương pháp để theo dõi thời gian.
Thiếu kinh nghiệm: Mặc dù Asana dễ sử dụng nhưng nó đòi hỏi một số kinh nghiệm.
Quá nhiều tính năng: Asana có quá nhiều tính năng được kết nối với mỗi tác vụ, do đó các tác vụ đơn giản cũng có thể cảm thấy quá tải.
Phân bổ Nhiệm vụ Giới hạn: Chỉ một người dùng có thể được phân bổ cho một nhiệm vụ tại bất kỳ thời điểm nào.

Bây giờ chúng ta hãy đi qua các tính năng, ưu và nhược điểm của Jira.

Jira có những ưu điểm sau:

Hỗ trợ các yêu cầu về lộ trình: Jira cho phép người dùng vạch ra bức tranh lớn, truyền đạt các kế hoạch và liên kết các mục tiêu lộ trình dự án lớn hơn với nhóm.
Tuyệt vời cho Agile: Phần mềm cung cấp một chế độ xem duy nhất cho tất cả các câu chuyện của người dùng và có thể tạo các báo cáo cần thiết cho nhiều lần chạy nước rút, chẳng hạn như vận tốc chạy nước rút, biểu đồ burndown và các báo cáo khác.
Tích hợp: Tích hợp với một số phần mềm phổ biến của bên thứ ba.
Có thể tùy chỉnh cao: Cho phép người dùng tạo bất kỳ loại vấn đề nào.

Nhược điểm của Jira:

Không phải ứng dụng di động tốt nhất: Người dùng thích phiên bản web hơn ứng dụng di động.
Tích hợp và di chuyển phức tạp: Người dùng di chuyển hoặc tích hợp từ các hệ thống Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM) khác sẽ gặp khó khăn với Jira.
Báo cáo không thể tái sử dụng: Người dùng không thể tải xuống báo cáo đồ họa Jira dưới dạng hình ảnh.
Kích thước tệp tải lên có giới hạn: Giới hạn kích thước tệp mặc định chỉ là 10MB.


Tích hợp

Cả Asana và Jira đều tích hợp với một số ứng dụng và sản phẩm hàng đầu trên web. Cả hai đều sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn với các nhu cầu cơ bản như tích hợp với Google Drive hoặc Microsoft Teams. Asana đã làm rất tốt việc tích hợp với hầu hết các ứng dụng có kích thước đáng kể mà bạn có thể muốn kết nối và đây dễ dàng là lựa chọn tốt nhất nếu bạn đang muốn tích hợp khá rộng rãi.

Tuy nhiên, Jira đã tập trung rất nhiều sự tích hợp của mình vào những thứ mà các nhóm sản phẩm sẽ cần, như Miro hoặc GitHub. Điều này sẽ tăng tốc độ quản lý dự án của bạn theo cấp số nhân nếu mục đích của bạn là quản lý và đưa ra các tính năng sản phẩm mới.

Một trong những điều thú vị cần xem xét là Asana và Jira hòa nhập với nhau. Doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng cả hai sản phẩm và để chúng hoạt động cùng nhau. Đây có thể là lựa chọn phù hợp nếu bạn có các dự án lớn liên quan đến nhiều hơn một nhóm sản phẩm, nhưng nhóm đó muốn sử dụng Jira để hợp lý hóa các quy trình nội bộ của họ.

Công cụ nào phù hợp với bạn?

Asana và Jira là những công cụ quản lý chương trình tuyệt vời, mỗi công cụ đều có lý do và thời điểm sử dụng cụ thể. Cả hai công cụ này đều hữu ích cho đúng đối tượng và hoạt động như một phần mềm quản lý dự án chức năng hoàn chỉnh. Tuy nhiên, việc lựa chọn giữa Asana và Jira có thể khó khăn.

Jira cực kỳ phổ biến trong cộng đồng kỹ thuật và phát triển, trong khi Asana được yêu thích với các nhóm quy mô và nhỏ đang tìm cách quản lý nhiều loại dự án ở một nơi duy nhất. Các doanh nghiệp thường không thể quyết định công cụ nào trong số này phù hợp với yêu cầu của họ hơn. Mặc dù nó có thể gây nhầm lẫn để quyết định công cụ nào trong số những công cụ này phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét các yếu tố sau để đưa ra quyết định của bạn:

  • Ngân sách của bạn
  • Số người trong nhóm của bạn
  • Bạn định sử dụng công cụ quản lý phần mềm để làm gì?

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã có cái nhìn tổng quan về Asana vs Jira Software. Cả hai đều là những giải pháp quản lý dự án tốt, nhưng mỗi giải pháp lại phù hợp với thị trường cụ thể. Jira được sử dụng rộng rãi nhất bởi các nhóm kỹ thuật và sản phẩm vì nó được thiết kế đặc biệt cho nhu cầu của họ. Asana được sử dụng bởi các công ty thuộc mọi quy mô để quản lý các dự án và các nhiệm vụ cụ thể trong các chức năng và nhóm. Asana sẽ phù hợp hơn với hầu hết các doanh nghiệp và nhóm nhưng Jira sẽ là một ứng cử viên nặng ký nếu công cụ này đáp ứng được trường hợp sử dụng cụ thể của bạn. Hiện tại, Jira đã có một phiên bản dành cho mọi phòng ban trong doanh nghiệp và tổ chức Jira Work Management. Phiên bản này giữ nguyên được nhiều tính năng mạnh mẽ của Jira và đồng thời được thiết kế theo hước thân thiện với người dùng phi kỹ thuật hơn.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các sản phẩm Atlassian như Jira, Confluence, hãy liên hệ Biplus – đối tác số 1 của Atlassian tại Việt Nam, để được hỗ trợ tốt nhất.

4 bước dễ dàng để giám sát các Jira project

Jira là một trong những công cụ quản lý dự án trực quan được các công ty với mọi quy mô sử dụng để theo dõi công việc và quản lý dự án. Khi kết hợp với Confluence, công cụ này còn giúp cho các thành viên trong nhóm nói riêng và các phòng ban nói chung phối hợp hiệu quả hơn rất nhiều. Bạn có thể vừa thiết lập và chia sẻ các tác vụ cũng như làm việc trên hai công cụ này cùng nhau. Và có nhiều lợi thế hơn khi sử dụng Jira Dashboard trong Confluence.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu thêm về cách sử dụng Jira Dashboard trong Confluence để giám sát các Jira Project và tìm một số thủ thuật hữu ích để kết hợp vào công việc của mình nhé.

Jira Dashboard trong Confluence
Dashboard trong Jira


Tại sao chúng ta cần Jira Dashboard trong Confluence?


Sử dụng Jira và Confluence cùng nhau cho phép bạn tận dụng tối đa hai công cụ này. Bạn có thể đặt nhiệm vụ, theo dõi và cộng tác với đồng nghiệp của mình. Hai công cụ này trong một gói cho phép bạn tạo không gian làm việc mạnh mẽ và thuận tiện cho nhóm của mình.

Jira có một số macro cho phép xuất ra các bảng, biểu đồ và graph. Sử dụng Jira Issues Macro để nhận bảng có danh sách các Jira issue hoặc tạo chart với sự trợ giúp của Jira Chart macro.

Nếu bạn muốn xây dựng Jira Dashboard trong Confluence, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ khác, như Bộ lọc bảng và Biểu đồ cho Confluence. Bạn có thể áp dụng nó cho bảng Jira Issues sau khi xuất nó ra trang Confluence và thực hiện các thao tác khác nhau với dữ liệu này. Đây chỉ là một số điều bạn có thể làm:

  • Lọc các Jira issue theo các tham số khác nhau
  • Tóm tắt hoặc tổng hợp dữ liệu trong pivot table
  • Tạo biểu đồ và đồ thị có thể tùy chỉnh
    Tất cả những điều này có thể hữu ích trong quản lý dự án và tổ chức công việc, đặc biệt nếu bạn cần lập báo cáo và thuyết trình theo thời gian.

Bây giờ, hãy xem cách chúng tôi có thể giám sát các dự án bằng cách sử dụng Jira Dashboard trong Confluence. Nhưng trước bất cứ điều gì, trước tiên chúng ta cần kết nối hai công cụ này.


Làm thế nào để kết nối Jira và Confluence?

Nếu bạn sử dụng Confluence Cloud, bạn không cần phải kết nối thêm Jira và Confluence. Để mô tả các issue của Jira, chỉ cần sao chép URL của một nhiệm vụ hoặc một dự án và dán nó vào Confluence page. Bạn cũng có thể sử dụng JQL để chỉ định các tham số.

Sau khi chỉnh sửa xong, hãy lưu trang và bạn sẽ thấy các chi tiết. Để xuất ra nhiều vấn đề, bạn cũng có thể sử dụng Jira Issues macro. Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần chọn các vấn đề bạn muốn hiển thị và chọn các tùy chọn hiển thị. Xem thêm chi tiết về cách sử dụng Jira Issues macro bên dưới.

Các phiên bản Confluence Server và Data Center sẽ cần được liên kết với Jira trước khi bạn xuất các issue trên trang Confluence của mình. Bạn có thể làm điều này bằng Application Links. Lưu ý rằng chỉ admin của cả hai space mới có thể thiết lập liên kết ứng dụng hai chiều.

Application Link Jira Confluence
Application Link



Làm thế nào để hiển thị các Jira issue trong Confluence?

Nói chung, khi bạn cần xuất một bảng chứa nhiều Jira issue, bạn nên sử dụng Jira Issues macro. Sau khi bạn thêm macro, hãy chọn các task mà bạn muốn hiển thị. Có một số cách để làm điều đó:

  • Mở dự án của bạn trong Jira và lọc nó. Ví dụ: chọn một issue type, status hoặc assignee. Sau khi bạn áp dụng các bộ lọc, hãy sao chép và dán URL vào trang Confluence. Nó sẽ tự động chuyển đổi thành Jira Issues macro.
  • Thêm Jira Issues macro trước. Dán một URL vào đó. Ngoài ra, nhập truy vấn JQL theo cách thủ công để chỉ định dự án và issue type bạn cần.
Jira issue/Filter
Thêm truy vấn JQL



Sau khi lưu trang, bạn sẽ thấy một bảng chứa tất cả thông tin chi tiết về các Jira issue của bạn. Có một số cách để hiển thị những issue này.

Single issue: Đôi khi bạn chỉ cần đưa một issue vào báo cáo của mình hoặc trong khi mô tả các yêu cầu chi tiết. Trong trường hợp này, bạn sẽ không tạo danh sách nhiệm vụ và thay vào đó thêm một trong số chúng vào vị trí tương ứng trong nội dung của bạn.

Single issue Jira
Single Issue Jira


Total issue count: Điều này sẽ hữu ích khi bạn đang lập báo cáo về một dự án và muốn có một cái nhìn tổng thể về các nhiệm vụ của nó.

Giám sát Jira project
Projects Summary



Table: Bạn có thể đặt các tùy chọn hiển thị khác nhau, như các cột để mô tả và số issue trong bảng. Hãy nhớ rằng số issue tối đa trong một macro là 1.000. Nếu dự án của bạn có nhiều issue hơn, có một cách để xuất tất cả chúng.

Áp dụng các bộ lọc chính xác hơn và xuất các bảng nhỏ hơn với tối đa 1.000 issue trong mỗi bảng. Tiếp theo, sử dụng Table Filter and Charts for the Confluence app. Áp dụng Table Transformer macro cho các bảng của bạn và hợp nhất chúng. Hãy nhớ rằng nó có thể làm cho trang của bạn nặng hơn và có thể mất nhiều thời gian để tải hơn.

Insert Jira Issue/Filter


Open Issues Tracking


Cách tạo Jira Chart


Confluence cung cấp để trực quan hóa dữ liệu Jira với sự trợ giúp của Jira Issues macro. Tuy nhiên, các tùy chọn bị hạn chế vì bạn chỉ có thể chuyển các Jira issue thành biểu đồ theo ba cách:

  1. Biểu đồ hình tròn hiển thị sự phân bổ của các issue dựa trên các thông số khác nhau: type, project, assignee, priority và nhiều thông số khác.
  2. Created vs Resolved Сhart mô tả tỷ lệ các nhiệm vụ được tạo và giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định.
    Two Dimensional Сhart giống như một bảng tổng hợp, tổng hợp các vấn đề với các tham số khác nhau.
Jira Chart


Một biểu đồ không phải lúc nào cũng đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn. Bạn có thể khắc phục điều này bằng cách thêm một số biểu đồ Jira vào một trang Confluence. Nếu bạn vẫn muốn xem thêm trên Jira Dashboard của mình, hãy xem xét việc tạo một custom chart.

Cách tạo Jira Dashboard tùy chỉnh trong Confluence



Nếu bạn cần một cách tiếp cận linh hoạt hơn để xây dựng Jira Dashboard trong Confluence, bạn có thể thử sử dụng các ứng dụng Jira khác nhau có sẵn trên Atlassian Marketplace, ví dụ: Table Filter and Charts for Confluence. Như đã nói trước đây, nó cho phép bạn áp dụng các bộ lọc khác nhau, tạo bảng tổng hợp, biểu đồ và đồ thị. Hãy xem một số điều bạn có thể làm với sự trợ giúp của ứng dụng này.

Một trong những biểu đồ phổ biến nhất mà bạn có thể xây dựng từ các Jira issue là Gantt. Nếu nhóm của bạn làm việc theo sprint, biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn xem quá trình tương tác với các nhiệm vụ thông qua thời gian sprint. Table Filter and Charts for Confluence cho phép bạn xây dựng các biểu đồ Gantt khác nhau dựa trên các bảng có Jira issue. Biểu đồ có thể rất đơn giản hoặc rất chi tiết, cho thấy sự phân bổ và hoàn thành các nhiệm vụ trong tất cả các giai đoạn và sprint của dự án.

Gantt Chart Jira


Một biểu đồ khác mà bạn có thể xây dựng sẽ giúp bạn so sánh thời gian ước tính với thời gian thực tế. Sau khi bạn xuất những thống kê này với Jira issue, hãy áp dụng Table Filter and Charts cho bảng này. Nếu bạn chọn biểu đồ cột, bạn sẽ trình bày trực quan về độ dài ước tính và thực.

Calculated Planned and Spent Time Per Assignee


Cùng một loại biểu đồ sẽ hữu ích khi tính toán vận tốc. Nó hiển thị vận tốc (velocity) của mỗi sprint và cho phép so sánh tất cả chúng với nhau theo cách trực quan hấp dẫn.

Calculating Velocity



Đây chỉ là một vài ví dụ về biểu đồ bạn có thể xây dựng bằng Table Filter and Charts for Confluence.

Tạm kết


Trong bài viết này, BiPlus đã hướng dẫn bạn 4 bước đơn giản để theo dõi và giám sát các Jira project bằng cách sử dụng Jira Dashboard trong Confluence. Không có câu trả lời đúng hay sai khi nói đến việc tổ chức các Jira Dashboard. Hãy thử các công cụ và phương pháp khác nhau và bạn sẽ tìm thấy những gì phù hợp nhất cho dự án của mình. Hy vọng rằng bài đăng này đã cung cấp cho bạn một số cảm hứng để kết hợp nhiều công cụ và sáng tạo với các biểu đồ của mình!

Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm về license Jira và Confluence, hãy liên hệ với BiPlus – đối tác số 1 của Atlassian tại Việt Nam để được các chuyên gia Atlassian hỗ trợ tốt nhất.

Jira vs Trello: Nên dùng công cụ nào để quản lý công việc?

Các công cụ quản lý dự án đóng vai trò quan trọng đóng góp vào thành công của các nhóm phát triển phần mềm. Những công cụ này được thiết kế để giúp họ trở nên “agile”, có tầm nhìn bao quát, dễ dàng phân phối nhiệm vụ và tự động hóa quy trình làm việc. Hiện tại, Jira và Trello đang là hai công cụ phổ biến trong quản lý công việc và dự án. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu xem Jira vs Trello, công cụ nào tốt hơn nhé.

Jira vs Trello

Jira Software ban đầu được thiết kế để cho phép các nhà phát triển phần mềm thực hiện quản lý dự án theo Agile. Điểm mạnh của Jira nằm ở khả năng thích ứng với bất kỳ loại quy trình nào. Đó là lý do tại sao ngày nay Jira đã thực sự mở rộng khả năng sử dụng để hoàn toàn phù hợp với tất cả các loại nhóm, không chỉ các nhóm IT.

Mặt khác, Trello đã tạo dựng được danh tiếng lớn và lượng người theo dõi trung thành nhờ tính trực quan và tính đơn giản trong việc xử lý các công việc.

Vì vậy, đây là điểm mấu chốt. Kể từ khi Atlassian mua lại Trello vào năm 2017, đã có nhiều cuộc tranh luận xoay quanh liệu Trello hay Jira sẽ phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của họ.

Nhiều chuyên gia đã đưa ra 1 câu trả lời đơn giản: “Còn tùy”. Chúng tôi biết, đó không phải là câu trả lời đơn giản mà bạn có thể đang tìm kiếm. Nhưng cả hai đều có những đặc điểm có thể làm bạn thay đổi suy nghĩ.

Tuy nhiên, tôi sẽ cố gắng hết sức để giúp bạn giải quyết một số câu hỏi chính mà bạn có thể có. Như tiêu đề đã gợi ý, trong bài viết này tôi sẽ chủ yếu tập trung vào những ưu điểm của Jira.

So sánh Jira và Trello

Tại sao nên dùng Jira?


Có vô số ứng dụng trên thị trường nhằm mục đích quản lý dự án theo Agile. Nhưng khi ranh giới giữa các nhóm truyền thống bị phá vỡ và các tổ chức khuyến khích cộng tác nhiều hơn, nhóm người dùng của những công cụ này đang dần hợp nhất lại. Phòng IT đang thay đổi và không còn là một thực thể riêng biệt làm việc trong một silo tách biệt hẳn với phần còn lại của doanh nghiệp.

Các phần mềm hiện nay ảnh hưởng đến Product Marketing, Marketing ảnh hưởng đến Sale, Product Management  ảnh hưởng đến Marketing, v.v. Tất cả các nhóm đều có nhu cầu và yêu cầu giống nhau, những người muốn quản lý nhiều công việc và dự án một cách hiệu quả.

Lấy Marketing làm ví dụ. Các công cụ như Trello được nhắm mục tiêu vào các nhóm non-IT này, những người cần thể hiện sự linh hoạt và sáng tạo, và nó hoạt động dựa trên giả định rằng các công cụ như Jira sẽ thực thi sự kiểm soát và cứng nhắc.

Tuy nhiên, thực tế không như vậy.

Jira được thiết kế để phát triển phần mềm nhằm thực hiện các dự án và quy trình làm việc phức tạp, đa chiều và làm cho chúng dễ hiểu và đơn giản. Về cơ bản, nhu cầu này để tạo, chỉ định và di chuyển các nhiệm vụ và thông tin liên quan đến bất kỳ tình huống nhanh nào.

Sự cân bằng của Jira nằm ở một thiết kế Đơn giản với Khả năng Phức tạp

Nghệ thuật thiết kế là biến đổi thứ gì đó có độ phức tạp ngày càng tăng thành thứ đơn giản và dễ hiểu.

Trello là một phiên bản điện tử của bảng trắng với các ghi chú siêu mạnh, và đặc biệt nó rất đơn giản.

Nhưng Jira thực sự nắm bắt được bản chất của sự hợp tác nhóm bằng cách sử dụng tính đơn giản trực quan của Trello và tăng cường nó với chức năng mở rộng nhưng trực quan.

Với Jira, bạn nhận được những điều tốt nhất của cả hai thế giới:

Phong cách “bảng biểu” trực quan của Trello, có thể được tùy chỉnh theo quy trình quản lý dự án ưa thích của bạn (cho dù đó là Kanban, Scrum hay thác nước). Với logic và tính năng bổ sung. Một UX / UI tuyệt vời với sức mạnh quản lý tác vụ đằng sau nó mà Trello không có.

Khi so sánh về sự kết hợp của Jira giữa giao diện người dùng tuyệt vời với chức năng mạnh mẽ, Trello ít nổi bật hơn.

Lượng Add-on dồi dào

Jira là một công cụ được xây dựng để thích ứng với mọi thay đổi. Là một phần của chức năng phong phú của các sản phẩm Atlassian, ứng dụng này có sức hấp dẫn lớn là đơn giản hoặc phức tạp khi cần thiết.

Và khi chức năng cơ bản bị thiếu, luôn có một plugin Jira có sẵn trong Atlassian Marketplace.

Bạn có muốn tự động hóa các tác vụ lặp lại không? Có một ứng dụng cho điều đó. Đang tìm cách chuyển đổi Jira của bạn thành một CRM? Có một ứng dụng cho điều đó. Bạn đang tìm cách thực hiện di chuyển trực tiếp từ phiên bản này sang phiên bản khác? Bạn đoán nó, có một ứng dụng cho điều đó.

Sự phong phú của các tiện ích bổ sung Jira có nghĩa là nó có thể được xây dựng dựa trên các yêu cầu cụ thể của bạn. Không giống như Trello, điều này làm cho Jira trở thành một công cụ quản lý dự án riêng cho bất kỳ nhóm nào mà bạn có thể tưởng tượng.

Báo cáo: Trello vs Jira


Đối với mỗi nhóm cần quản lý nhiều dự án, khả năng báo cáo về tiến độ, hiệu suất và một số chỉ số khác là điều cần thiết.

Trong khi các công cụ như Trello cung cấp ít hoặc không có gì trong cách báo cáo, Jira có vô số báo cáo tiêu chuẩn (tiến độ dự án, phiên bản, epic, sprint, epic, v.v.) cũng như khả năng tạo phân tích tùy chỉnh của riêng bạn.

Các dashboard với khả năng tùy chỉnh chi tiết này cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về thông tin bạn muốn xem.

Quản lý tài nguyên
Để quản lý nhiều dự án phức tạp, bạn cần đảm bảo bạn có sẵn các nguồn lực phù hợp. Với Jira, bạn có thể kết hợp tài nguyên này và yếu tố lập kế hoạch khối lượng công việc, yếu tố còn thiếu từ Trello và các công cụ quản lý dự án cơ bản khác. Chuyển từ một dự án sang chế độ xem tài nguyên rất đơn giản và cho phép bạn phát hiện ra những lỗ hổng tiềm ẩn trong tiến độ dự án của mình trước khi chúng xảy ra.Tích hợp
Mặc dù Trello có một số tích hợp cơ bản, nhưng nó không thể so sánh được với Jira, có hàng trăm… nghĩa là nó có thể phù hợp liền mạch với các quy trình và cách thức làm việc hiện tại của bạn mà ít hoặc không bị gián đoạn.

Hỗ trợ tăng trưởng
Không giống như các đối tác cơ bản hơn, Jira được xây dựng để phát triển cùng với các nhóm của bạn và có mô hình triển khai và đăng ký để phản ánh điều đó.

Nếu tăng trưởng là một mục tiêu, thì một công cụ phát triển cùng với bạn là điều cần thiết.Liên tục đổi mới
Một khía cạnh quan trọng của Jira đối với các nhóm dự án cạnh tranh là nó được đưa vào bộ ứng dụng Atlassian khổng lồ. Đầu tư của Atlassian vào R & D và đổi mới liên tục có nghĩa là các công cụ như Jira luôn dẫn đầu thị trường và thường xuyên được cập nhật để đáp ứng các yêu cầu.

Các tùy chọn triển khai
Đôi điều cần đề cập: Trello độc quyền dựa trên đám mây. Trong khi Jira cung cấp cho bạn sự lựa chọn – cài đặt tại chỗ (On-premise) và trên máy chủ của riêng bạn – hoặc trên đám mây.

On-premise cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát ứng dụng, quyền truy cập vào tất cả các tiện ích bổ sung của Atlassian, khả năng mở rộng quy mô trên 2000 người dùng. Cũng như khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu của bạn.

Mặc dù làm việc với đám mây nói chung có nghĩa là ít phức tạp hơn và có một ngân sách rõ ràng.

Vì vậy, chúng tôi không nói rằng việc sử dụng Server sẽ tốt hơn cho mọi trường hợp sử dụng. Nhưng nếu phải làm việc với Server hoặc data center thì việc chọn Jira về cơ bản là lựa chọn duy nhất của bạn.

Tạm kết

Theo bạn, Jira có tốt hơn Trello không?

Không còn nghi ngờ gì nữa, sức hấp dẫn của một công cụ như Trello đối với các nhóm cần một giải pháp để quản lý các dự án một cách đơn giản và hấp dẫn về mặt hình ảnh. Nhưng trong môi trường làm việc hiện đại, các nhóm không sử dụng phần mềm đang nhanh chóng trở nên tỉ mỉ và tự chủ như các đối tác phát triển phần mềm của họ . Vậy tại sao họ không cần các công cụ có thể quản lý sự phức tạp tương tự? Đối với các nhóm cần quản lý nhiệm vụ quy mô thấp thì Trello là một lựa chọn hợp lý. Nhưng khi nhu cầu về quy trình làm việc có cấu hình cao và phân tích hiệu suất tăng lên, Jira đáp ứng bằng các tính năng thông minh cho phép các nhóm hoạt động tốt hơn, theo cách khiến Trello bị tụt lại phía sau.

—-

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các sản phẩm Atlassian như Jira, Confluence, Trello, hãy liên hệ Biplus – đối tác số 1 của Atlassian tại Việt Nam, để được hỗ trợ tốt nhất nhé.

Tổng quan Jira Work Management

Vào ngày 28 tháng 4 năm 2021, Atlassian thông báo đổi tên Jira Core thành Jira Work Management, nhấn mạnh tính hữu ích của Jira đối với các nhóm không phải IT và không phải dev, như HR, Marketing và Sales. Cho đến nay, Jira Core vẫn chưa thu hút được nhiều sự chú ý và thường được gọi là “Jira không agile và help desk” vì thiếu các tính năng nổi bật. Tuy nhiên, điều này đã thay đổi.

Giới thiệu về Jira Work Management


Jira Work Management (JWM) hướng đến các nhóm kinh doanh như nhân sự, tiếp thị và bán hàng. Mục tiêu của Atlassian ở đây là tập hợp mọi bộ phận trong Jira, cùng với việc phát triển và vận hành, làm việc trong Jira Software và Jira Service Management.

Jira Work Management là gì?

JWM mang đến những thay đổi đáng kể về giao diện người dùng và chế độ xem tùy chỉnh giúp công việc trong Jira dễ dàng hơn cho những người dùng ít hiểu biết về công nghệ thông tin, đồng thời mang đến các công cụ mà họ làm việc hàng ngày, có thể là biểu mẫu, biểu đồ Gantt hoặc bảng tính. Tuy nhiên, các tính năng mới của nó vẫn còn chỗ để cải thiện trong lĩnh vực tùy chỉnh thực sự. Hãy xem lại những gì Jira Work Management mang lại.

Các mẫu dự án mới và các trường hợp sử dụng để quản lý công việc Jira
Điều đầu tiên sẽ thu hút sự chú ý của bạn trong JWM là số lượng lớn các project template. Loại dự án “Kinh doanh” đã được thay đổi thành “Quản lý công việc” và các danh mục phụ khác nhau, chẳng hạn như:

Nhân sự – Quản lý hiệu suất và Nhân viên mới
Tiếp thị – Chiến dịch email và lập kế hoạch sự kiện
Pháp lý – Phê duyệt tài liệu và vi phạm quyền sở hữu trí tuệ
Bán hàng – Theo dõi khách hàng tiềm năng và quy trình bán hàng


Ngoài ra còn có các mẫu cho các dự án Tài chính, Vận hành hoặc Thiết kế, lên đến hơn 23 template.

Mỗi trường hợp sử dụng có quy trình làm việc và issue type phù hợp riêng. Chúng có thể được điều chỉnh sau đó cho các quy trình phức tạp hơn. Ví dụ: Mẫu pháp lý “vi phạm quyền sở hữu trí tuệ” bao gồm các loại vấn đề “Khiếu nại”, “Công việc” và “Công việc phụ” và Quy trình làm việc được đơn giản hóa để tự do chuyển đổi giữa các status. Bạn thường sẽ tìm thấy loại quy trình này trên các bảng Agile.

Thay đổi UI / UX


Các dự án phần mềm có Scrum và Kanban, các dự án Dịch vụ có Customer portal – và các dự án JWM hiện có năm chế độ xem dự án khả thi. Lý do là bởi mỗi nhóm có thể làm việc khác nhau, nên nó có thể cần một cái nhìn tổng quan khác nhau về các vấn đề và nhiệm vụ của mình. Một đội yêu cầu một bảng, một đội khác yêu cầu lịch, trong khi đội thứ ba yêu cầu bố cục lộ trình.

Chế độ xem Danh sách cho phép bạn làm việc với các issue field như bạn làm trong excel – thay đổi nội dung của các ô mà không cần chuyển sang màn hình chỉnh sửa. Mặc dù chắc chắn là thực tế đối với những người quen làm việc trong Excel, nhưng nó không cho phép bạn gộp và chỉnh sửa tất cả các custom field. Chỉ một số loại (dòng đơn, URL, loại người dùng) có sẵn để hiển thị vào lúc này.

Chế độ xem Ban giống Kanban từ các dự án Phần mềm. Tuy nhiên, bạn không thể thiết lập bảng đa dự án, bộ lọc nhanh bổ sung, hoặc bảng điều khiển. Tuy nhiên, nếu bạn là người yêu thích chế độ xem kiểu agile – thì chúng vẫn ở đó.

Chế độ xem

Bạn cũng có thể tạo, chỉnh sửa và xem các issue của mình ở chế độ xem Lịch, chế độ này sẽ xếp các công việc thành các ngày dựa trên ngày đến hạn của chúng. Mặc dù tùy chọn để chọn trường ngày khác thay thế hiện chưa available, nhưng đó là một khởi đầu tốt. Chế độ xem tiếp theo, chế độ xem Dòng thời gian, cũng tận dụng trường đến hạn.

Nó giống với một biểu đồ Gannt: tạo một đường biểu diễn Jira issue trên một phạm vi thời gian, tương tự như Kế hoạch trong Advanced Roadmap. Chọn start date và due date để hiển thị khi ticket được lên kế hoạch. Hiện tại, việc kết nối các tác vụ thông qua dependency không khả dụng, nhưng bạn có thể chỉnh sửa các issue như trong bất kỳ chế độ xem nào khác, làm cho lộ trình trở nên đặc biệt hữu ích cho cả việc lên lịch và làm việc với chính các tác vụ.

Tạm kết

Nếu bạn có nhu cầu tư vấn về Jira Work Management bản quyền để sử dụng, bạn hãy liên hệ BiPlus – đối tác Vàng của Atlassian tại Việt Nam để được đội ngũ chuyên gia Atlassian am hiểu Agile và các hệ thống IT tư vấn và hỗ trợ tốt nhất nhé.

Atlassian partner là gì? Tại sao cần liên hệ Atlassian partner?

Khi mua các phần mềm SaaS từ các tập đoàn lớn trên thế giới, mọi người sẽ thường hay được khuyên mua qua partner , vì sao lại như vậy? Cùng Biplus tìm hiểu Atlassian Partner là gì và khi liên hệ các đối tác chính thức này để mua license Jira Software đem lại nhiều lợi ích bất ngờ gì nhé.

Atlassian Partner là gì?

Atlassian Partner là các đối tác phân phối chính thức các sản phẩm Atlassian tại Việt Nam. Để có thể trở thành đối tác chính thức, các công ty phải có lượng CI (Certified Individual) nhất định cũng như trải qua nhiều vòng phỏng vấn và thẩm định gắt gao. 

Chỉ có các Partner có thể đảm bảo cung cấp các sản phẩm, công cụ Atlassian với chất lượng tốt nhất mới có thể được phê duyệt trở thành đối tác chính thức. 

Tại sao nên liên hệ với Atlassian partner?

Khi mua license các sản phẩm Atlassian qua các đối tác chính thức thì bạn sẽ được support kịp thời, thậm chí là 24/7. Bạn sẽ không phải lo ngại rào cản về ngôn ngữ và múi giờ như khi liên hệ với các service desk của Atlassian (thời gian phản hồi với sự cố thông thường có thể lên đến vài ngày làm việc).

Ngoài ra, các đối tác Atlassian có thể hỗ trợ đào tạo phương pháp Agile cho đội ngũ. Cộng thêm nhiều dịch vụ khác như customize workflow, add-ons để phù hợp với quy trình riêng của doanh nghiệp.

Có những partner chính thức nào của Atlassian tại Việt Nam?

Biplus Software Solution JSC

atlassian partner

Biplus là đối tác hàng đầu của Atlassian tại Việt Nam, được tin tưởng triển khai các công cụ Atlassian cho nhiều tập đoàn lớn như Viettel, Techcombank, VP Bank, CMC Global, TymeBank, MSB… với lượng user lên đến hơn 15,000 user. 

BiPlus là một trong số rất ít Solution Partner tại Việt Nam vừa là đối tác thương mại cho Atlassian, đồng thời là nhà cung cấp dịch vụ gia công phần mềm. Với sự khác biệt đến từ đội ngũ chuyên gia Atlassian am hiểu công cụ và hệ thống, Biplus có thể hiểu rõ từng nhu cầu cụ thể của khách hàng đang tìm kiếm và áp dụng các sản phẩm Atlassian hoặc phát triển các plugins để quản lý và nâng cao hiệu quả vận hành hệ thống cho doanh nghiệp.

FPT Software

logo fpt

FPT Software là một trong những công ty phần mềm lớn nhất Việt Nam. FPT hiện là đối tác chính thức của nhiều nền tảng lớn, trong đó có Atlassian. FPT hiện đang là đối tác vàng của Atlassian với 4 chuyên gia Atlassian.

Candylio

logo candylio

Candylio là một trong những partner sớm nhất của Atlassian tại Việt Nam có trụ sở tại Hồ Chí Minh. Candylio có đội ngũ tư vấn dày dặn kinh nghiệm, đã tư vấn cho nhiều công ty lớn tại Việt Nam. Các sản phẩm Candylio tư vấn có thể kể đến như Jira Work Management, Jira Software, Jira Service Desk.

Tạm kết

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu được Atlassian partner là gì và lý do nên liên hệ các partner này khi cần tư vấn về các sản phẩm Atlassian như Jira và Confluence.

Tìm hiểu về Jira: Dùng bản máy chủ hay cloud?

Tìm hiểu về Jira

Jira hiện đang là phần mềm số 1 trên thế giới cho các nhóm IT theo Agile/Scrum. Tuy nhiên, các sản phẩm Jira đã được tối ưu cho mọi đội nhóm trong nhiều ngành nghề khác nhau. Hiện nay nhiều nhóm bao gồm marketing, nhân sự, sale, … đều đang sử dụng phần mềm này do khả năng quản lý và tuỳ chỉnh mạnh mẽ của nó. Hãy cùng tìm hiểu về Jira qua bài viết này nhé.

Jira Bản Cloud vs Bản Data Center

Tìm hiểu về Jira

Tổng quan

Bản Cloud (đám mây)
(SaaS)
Bản Data Center (Máy chủ)
(Self-managed)
Các sản phẩm Atlassian trên nền tảng Cloud luôn hoạt động (always-on), được cập nhật liên tục, các dịch vụ bảo mật cao, đảm nhiệm nhiều khâu để bạn có thể tập trung vào các ưu tiên kinh doanh của mình.

Các sản phẩm SaaS của Atlassian được xây dựng dựa trên công nghệ đám mây tân tiến nhất hiện nay, cung cấp cho bạn dịch vụ có thể mở rộng, bảo mật, tin cậy và hiệu quả. Với Đám mây làm nền tảng, bạn cũng sẽ có nhiều trải nghiệm kết nối trên các sản phẩm của Atlassian và các công cụ SaaS của bên thứ ba hàng đầu, giúp các nhóm hoàn thành công việc dễ dàng và nhanh chóng hơn.

– Tích hợp bảo mật, quyền riêng tư, tuân thủ và độ tin cậy

– Giảm chi phí vận hành, bảo trì CNTT và phần cứng

– Cộng tác tốt hơn và đổi mới từ các tính năng và chức năng mới nhất

– Các kế hoạch đặt giá linh hoạt để đáp ứng quy mô và chu kỳ ngân sách của nhóm của bạn, từ Miễn phí đến Doanh nghiệp

– Phần lớn đầu tư vào R&D của Atlassian


Bản Máy chủ sẽ giúp bạn chủ động hơn với các lỗi và vấn đề phát sinh trong hệ thống.

Bạn có thể lưu trữ các sản phẩm của Atlassian trên cơ sở hạ tầng của riêng mình hoặc thông qua các nhà cung cấp dịch vụ đám mây như AWS và Azure. Điều này cho phép bạn giữ dữ liệu trong mạng của mình, nếu bạn được ủy quyền làm như vậy. Lưu trữ trên cơ sở hạ tầng của riêng bạn yêu cầu nguồn lực nội bộ và chuyên môn kỹ thuật cần thiết để tự triển khai, chạy và bảo trì phần mềm Atlassian một cách hiệu quả.




– Kiểm soát quản trị mạnh mẽ để giúp bạn duy trì hiệu suất cao, bảo mật và tuân thủ trong môi trường tự quản lý

– Có thể được triển khai dưới dạng một nút duy nhất hoặc theo nhóm, trên phần cứng vật lý của riêng bạn hoặc IaaS

– Các tính năng dọn dẹp để giúp bạn tối ưu hóa dữ liệu bạn muốn đưa lên Cloud trong tương lai
Khi nào nên dùng Jira bản Cloud?
Khi nào nên dùng Jira bản Data Center?
Các sản phẩm đám mây phù hợp nhất với hầu hết các tổ chức. Chọn Đám mây để:
Loại bỏ nâng cấp thủ công và bảo trì phần mềm, giảm tổng chi phí sở hữu của bạn
Hưởng lợi từ các bản cập nhật bảo mật theo thời gian thực và đội ngũ chuyên gia Atlassian làm việc suốt ngày đêm để giữ an toàn cho dữ liệu của bạn.

Cho phép làm việc theo nhóm được phân phối toàn cầu với các sản phẩm có thể được truy cập an toàn từ bất kỳ trình duyệt và ứng dụng dành cho thiết bị di động nào và không yêu cầu VPN
Tăng tốc chuyển đổi kỹ thuật số và cho phép doanh nghiệp nhanh nhạy với các cải tiến liên tục về chức năng
Đám mây sẽ sẵn sàng cho phần lớn khách hàng của chúng tôi vào năm 2023. Tuy nhiên, nếu bạn có yêu cầu kinh doanh khiến bạn không thể chuyển sang Đám mây và không có kế hoạch phân phối theo lộ trình Đám mây của chúng tôi trước đó, chúng tôi khuyên bạn nên chuyển sang Trung tâm dữ liệu.
Trung tâm dữ liệu sẽ tiếp tục là một dịch vụ hoạt động hiệu quả và đáng tin cậy để hỗ trợ sự phát triển của bạn với Atlassian.

Chọn bản Data Center nếu:

– Sản phẩm của bạn phải tuân thủ tiêu chuẩn quy định không có trong lộ trình Đám mây.

– Dữ liệu sản phẩm của bạn được yêu cầu duy trì trong môi trường tự quản lý.

Chi phí

CloudData Center 

Các gói Nhiều gói (Miễn phí, Tiêu chuẩn, Cao cấp và Doanh nghiệp)Một gói duy nhất
Thanh toánKhông có key vĩnh viễn
Mua theo tháng hoặc theo năm.
Không có key vĩnh viễn
Mua theo năm

Cấu trúc
Chi phí
Mỗi người dùng (hàng tháng) hoặc theo cấp (hàng năm). Cấp phép tập trung cho mỗi người dùng, cho phép người dùng truy cập vào tất cả các phiên bản doanh nghiệp với một giấy phép duy nhất (Doanh nghiệpMô hình Tiered (Mô hình định giá theo cấp đề cập đến giá vốn hàng hóa giảm – hoặc chiết khấu tăng lên – dựa trên số lượng mua).
Hỗ trợAtlassian cung cấp mức độ hỗ trợ tùy thuộc vào gói của bạn. Phạm vi hỗ trợ doanh nghiệp tương đương với Data Center Premier Support.

Nếu bạn mua license Jira qua Biplus – đối tác chính thức của Atlassian thì sẽ được tư vấn, hỗ trợ trọn gói từ đào tạo đến cấu hình, tư vấn về hệ thống từ chuyên gia Atlassian.
Các mức hỗ trợ khác nhau tùy thuộc vào gói của bạn: Hỗ trợ ưu tiên hoặc Hỗ trợ cao cấp (mua riêng).

Nếu bạn mua license Jira qua Biplus – đối tác chính thức của Atlassian thì sẽ được tư vấn, hỗ trợ trọn gói từ đào tạo đến cấu hình, tư vấn về hệ thống từ chuyên gia Atlassian.
Tổng chi phíVui lòng liên hệ Biplus để được tư vấn và nhận báo giá.Vui lòng liên hệ Biplus để được tư vấn và nhận báo giá.

Bảo mật và quản trị dữ liệu

Với Cloud, nhóm bảo mật chuyên dụng của Atlassian quản lý bảo mật cho bạn. Đám mây cung cấp các tính năng bảo mật tích hợp để giúp bảo vệ dữ liệu của bạn mà không cần nỗ lực quản trị viên tối thiểu. Với bản Data Center, việc bảo mật môi trường của bạn do tổ chức của bạn quản lý. Tìm hiểu thêm về các phương pháp bảo mật của Atlassian.

Đám mây
Trung tâm dữ liệu
Mã hóa dữ liệu
Mã hóa khi chuyển tiếp và ở trạng thái dừng (Jira Software, Jira Service Management, Confluence)
Mã hóa khi chuyển tiếp (Bitbucket)
Mã hóa ở trạng thái nghỉ (Bitbucket)
Mã hóa dữ liệu
Do doanh nghiệp tự quản lý
Data residency
Nơi cư trú của dữ liệu cho dữ liệu chính của Hoa Kỳ, Liên minh Châu Âu và Úc (gói Tiêu chuẩn, Cao cấp, Doanh nghiệp)

Các vùng và loại dữ liệu bổ sung (Canada, Vương quốc Anh, Nhật Bản)
Mã hóa dữ liệu
Do doanh nghiệp tự quản lý
Audit logging
Audit logging cấp tổ chức có sẵn thông qua Atlassian Access (phần mềm Jira, Confluence).

Audit logs cấp sản phẩm (Phần mềm Jira, Confluence).
Audit logging
Do doanh nghiệp tự quản lý

Bảo mật thiết bị
Hỗ trợ quản lý thiết bị di động (Jira Software, Confluence, Jira Service Management)
Bảo mật thiết bị
Hỗ trợ quản lý thiết bị di động (Jira Software, Confluence, Jira Service Management)


Bảo mật nội dung

Tính năng IP allowlisting (tạo danh sách địa chỉ IP được phép truy cập) cho gói Premium và Enterprise (Jira Software, Jira Service Management, Confluence)

Quản lý thời lượng phiên web

Mã hóa Bring Your Own Key (BYOK) cho các phần mềm Jira Software, Jira Service Management.
Bảo mật nội dung

Do doanh nghiệp tự quản lý


API và bảo mật ứng dụng
API token controls (Jira Software, Jira Service Management, Confluence)



API và bảo mật ứng dụng
Personal access tokens


Tạm kết

Vậy là chúng ta đã tìm hiểu về Jira cũng như nên chọn bản đám mây hay máy chủ. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các sản phẩm Atlassian như Jira, Confluence, hãy liên hệ Biplus – đối tác số 1 của Atlassian tại Việt Nam, để được hỗ trợ tốt nhất.

Hướng dẫn sử dụng Jira cho người mới

Trong bài viết này, BiPlus sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng Jira. Hướng dẫn này sẽ bao gồm các tính năng và chức năng phù hợp cho tất cả mọi người sử dụng Jira, đặc biệt là cho những người dùng mới.

Jira là một công cụ quản lý Project tự lưu trữ được phát triển bởi Atlassian. So với các sản phẩm như Trello hoặc Asana, nó đi kèm với nhiều chức năng và có khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ hơn rất nhiều. Không chỉ vậy, Jira còn là một công cụ rất trực quan. Đó là điều bạn sẽ khám phá khi xem qua hướng dẫn này dành cho Jira.

Hãy bắt đầu với các hướng dẫn Jira trực quan cho tất cả các cấp độ người dùng.

Làm quen với Jira

Trước khi chúng ta tìm hiểu sâu về cách sử dụng Jira, BiPlus sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhanh về Jira là gì.

Jira là một trình theo dõi issue có thể được mở rộng thành trình theo dõi các bug, một service desk cực kỳ mạnh mẽ và / hoặc một công cụ quản lý Project giàu tính năng cho các nhóm Agile/Scrum. Chính xác hơn, bạn có Jira Core, Jira Software và Jira Service Desk. Mỗi một trong số những Jira này đều có khả năng riêng, chuyên hướng tới các trường hợp sử dụng khác nhau. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào issue cơ bản liên quan đến chức năng của cả 3 sản phẩm.

Nhưng điều thực sự vô cùng mạnh mẽ ở Jira là tính linh hoạt của nó. Cho phép quản trị viên Jira tùy chỉnh hầu hết mọi thứ để phù hợp với cách làm việc của các nhóm riêng biệt và các nghiệp vụ phức tạp.

Jira thường được sử dụng bởi các nhóm phát triển. Nhưng nó cũng phù hợp cho bất kỳ ai cần quản lý các Project hoặc quy trình (cho dù bạn đang làm trong lĩnh vực marketing, tài chính-kế toán hay thậm chí là sale).

Đặc biệt, Jira Software hướng đến các mô hình làm việc đáp ứng, lặp đi lặp lại và lấy khách hàng làm trung tâm của phương pháp Agile.

Jira Project là gì?

Project (dự án) là một tập hợp các nhiệm vụ. Nhóm nhiệm vụ này có thể bao gồm công việc trong một ngày hoặc các công việc mà nhóm của bạn sẽ mất hàng tháng để hoàn thành.

Một dự án Jira là một tập hợp các issue. Nhóm của bạn có thể sử dụng dự án Jira để điều phối việc phát triển sản phẩm, theo dõi dự án, quản lý bàn trợ giúp và hơn thế nữa, tùy thuộc vào yêu cầu của bạn. Một dự án Jira cũng có thể được cấu hình và tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn và nhóm của bạn.

Để bắt đầu, bạn cần quản trị viên thiết lập hệ thống và cấp cho bạn quyền truy cập tài khoản. Quản trị viên của bạn sẽ cần thiết lập một Project để bạn và / hoặc nhóm của bạn làm việc.

Để tạo một Project, hãy chuyển đến Project và chọn Create Project từ menu.

Sau đó, bạn sẽ cần chọn Project type bạn muốn tạo – bây giờ chúng tôi sẽ chọn Scrum. Sau đó, bạn cần đặt tên và key (một thuật ngữ rút gọn để đại diện cho Project – mỗi project sẽ có key riêng biệt) và chỉ định người đứng đầu Project. Sau khi làm xong các bước trên thì bạn đã có một Project và có thể bắt đầu tạo issue.

Nếu muốn, bạn có thể tùy chỉnh các quyền trên cơ sở từng Project hoặc có thể áp dụng các sơ đồ quyền (permission scheme) cho nhiều Project để đơn giản hóa quy trình. Tuy nhiên, đây là những thay đổi dưới quyền của quản trị viên, vì vậy user bình thường sẽ không cần phải quan tâm quá nhiều.

Jira issue là gì?


Issue là thực tế không phải là một “vấn đề” (chẳng hạn như bug hoặc phiếu khiếu nại của khách hàng). Thay vào đó, chúng có thể được sử dụng để theo dõi hầu hết mọi thứ (ví dụ: sử dụng Jira để theo dõi CV cho việc tuyển dụng nhân viên).

Ngoài ra, Jira đi kèm với bốn issue type (4 Issue type) tiêu chuẩn (có thể được mở rộng bởi quản trị viên của bạn):

  • Story: một user story – thông thường sẽ là một tính năng cần được tạo
  • Task: một nhiệm vụ cần được hoàn thành
  • Bug: một issue cần được khắc phục
  • Epic: một khối lượng lớn công việc có thể mất một thời gian để hoàn thành

Hướng dẫn thao tác trên Jira

Cách tạo issue

Để bắt đầu, hãy tìm nút có nhãn “Create”. Nhấn vào đây để tạo issue.


Thiết lập issue Jira

Để bắt đầu chỉnh sửa issue của bạn, hãy chọn Project có liên quan (nhận được Project chính xác sẽ giúp bạn đỡ đau đầu sau này nếu bạn thấy rằng bạn muốn di chuyển issue), chọn Issue typereporter (người báo cáo) (nếu đó không phải là bạn).

Sau đó, bạn có thể viết mô tả ngắn gọn về issue và sau đó là mô tả chi tiết về những gì cần thiết.

Mẹo: hãy nêu ra các chi tiết một cách cụ thể và đừng cho rằng người bạn đang gửi issue đến đã quen thuộc với issue này. Việc cung cấp thông tin chi tiết sẽ tiết kiệm thời gian và tránh hiểu nhầm sau này.

Bạn cũng có thể thêm nhãn (để mô tả issue) và tệp đính kèm (như ảnh chụp màn hình hoặc tài liệu).

Bạn có thể đặt priority (mức độ ưu tiên) của issue, cho biết mức độ quan trọng của issue. Từ thấp nhất đến cao nhất.

Bạn có thể chỉ định một khoảng thời gian mà công việc cần được hoàn thành (Sprint); và bạn có thể xác định issue được giao cho ai, để đảm bảo rằng issue sẽ đến đúng người dùng.

Liên kết các issue trong Jira

Jira


Bạn có thể kết nối một issue này với một issue khác bằng Linked Issues.

Linked Issues cho phép bạn xác định mối quan hệ giữa các issue – ví dụ: xác định một issue đang bị chặn (blocked) bởi một issue khác, là bản sao (clone) của một issue khác hoặc có liên quan (relates to) đến một issue khác.

Clone issue trong Jira


Bạn cũng có thể sao chép (clone) các issue (có thể nếu một nhiệm vụ cũ cần được lặp lại; nếu một issue cần được tạo và theo dõi riêng trên nhiều Project; hoặc nếu có một issue lặp lại cần được xem xét lại).

Di chuyển issue trong Jira


Để thay đổi Project mà issue được đính kèm hoặc Issue type của nó, hãy nhấn dấu “” rồi chọn “Move”.

Ở đó, hãy chọn Project mới mà bạn muốn đính kèm issue.

Jira

Bạn cũng có thể sử dụng “Move” để thay đổi Issue type.

Tạo subtask (nhiệm vụ con)

Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn chia issue thành nhiều tác vụ nhỏ hơn. Chúng được gọi là “subtask“.

Từ quan điểm tổ chức, việc phân biệt các issue riêng biệt là hợp lý thay vì gộp một lượng lớn công việc vào một issue duy nhất. Tuy nhiên, nếu cần một số bước nhỏ hơn để hoàn thành một nhiệm vụ, thì việc xác định chúng có thể hữu ích (giống như bạn sẽ tìm thấy một số bước để hoàn thành một công thức).

Để tạo subtask trên issue hiện có, hãy nhấp vào dấu tích trong phần issue như hình dưới. Subtask có thể được mở, đóng, sao chép và xóa.

Fact: Subtask cũng có thể được chuyển đổi thành issue và issue có thể được chuyển thành subtask.

Theo dõi thời gian với Jira (Time tracking)


Có một số cách để theo dõi thời gian ở Jira.

Đầu tiên là đính kèm ước tính thời gian dành cho một issue, bằng cách sử dụng các công cụ theo dõi thời gian chi tiết của Jira. Để làm được điều này, bạn có thể sử dụng trường “Original Estimate” (ước tính ban đầu) về issue, cũng như “Time Remaining” (thời gian còn lại) và “Time Spent”, tất cả đều được thêm vào nhật ký công việc cá nhân của người dùng.

Thứ hai là tạo “Time Since Issues Report“ (Báo cáo Thời gian Kể từ khi issue) hoặc “Resolution Time Report” (Báo cáo Thời gian Giải quyết) từ phần Report.

Thứ ba là sử dụng ứng dụng Jira để theo dõi thời gian dành cho các issue trên cơ sở từng phút.

Workflow trong Jira

Các issue không nhất thiết phải mở mãi mãi. Các workflow (quy trình công việc) đơn giản nhất cho phép bạn chuyển issue từ “To do” (Việc cần làm), sang “In Progress” (Đang tiến hành), sang “Done” (Xong). 

Các status (trạng thái này) có thể được chọn từ các tab ở đầu màn hình khi chỉnh sửa issue.


Điều này rất hữu ích vì nó thông báo trạng thái của nhiệm vụ cho nhóm của bạn – cung cấp sự minh bạch về những việc trong danh sách việc cần làm của mọi người. Và những gì họ đã xếp hàng tiếp theo.

Các giai đoạn bổ sung có thể bao gồm Reopen (công việc được gửi lại để sửa đổi) và Closed (công việc không còn cần phải thực hiện nữa).

Điều cũng rất quan trọng cần lưu ý là quản trị viên của bạn có thể tạo các điều kiện quy trình làm việc tùy chỉnh để phản ánh các yêu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.

Theo dõi các issue trong Jira


Reporter và assignee một issue sẽ tự động nhận được thông báo về issue đó.

Tuy nhiên, nó cũng có thể hữu ích cho những người dùng khác nhận được bản cập nhật khi thực hiện các thay đổi. Ví dụ: nếu họ đang đợi nó hoàn thành hoặc đang làm các công việc liên quan.

Những người dùng này có thể trở thành “watcher” (người theo dõi).

Tính năng quyền này cho phép bạn được cc trên tất cả các thông tin được trao đổi.

Bạn có thể chọn theo dõi bằng cách chọn biểu tượng con mắt trong phần tổng quan của issue.


Bình luận về các issue


Bất kỳ ai đang xem một issue cũng có thể nhận xét về issue đó bằng trường nhận xét ở cuối trang.

Nhận xét có thể được chuyển hướng đến những người dùng cụ thể bằng cách đề cập đến họ – đạt được bằng cách nhập @ theo sau là tên người dùng của họ. Thao tác này sẽ gửi cho người dùng một liên kết đến issue qua email.

Chia sẻ một issue

Để chia sẻ issue, hãy nhấp vào nút “Share” ở trên cùng bên phải của màn hình trong khi xem issue. Tiếp theo, nhập tên người dùng hoặc địa chỉ email của những cá nhân bạn muốn chia sẻ issue. Bạn cũng có thể đính kèm ghi chú với tin nhắn.

Thông báo trong Jira

Theo mặc định, bạn sẽ nhận được thông báo về các thay đổi và nhận xét về issue bạn đã báo cáo, bạn đã được chỉ định hoặc bạn đang xem.

Nếu nhận được quá nhiều thông báo qua email, bạn có thể yêu cầu quản trị viên tạo sơ đồ thông báo Jira tùy chỉnh hoặc tắt thông báo cho bạn.

Các phím tắt trong Jira

Các phím tắt có thể cung cấp một cách mạnh mẽ để tăng tốc việc sử dụng JIRA của bạn – và bạn có thể hoàn thành toàn bộ Project mà không cần sử dụng chuột. Để tìm hiểu về các phím tắt, bạn có thể ấn vào dấu hỏi chấm (?) ở góc trên cùng bên phải màn hình.

Hướng dẫn sử dụng Jira để Tìm kiếm & Lọc 

Tìm issue

Ngoài việc xem các issue theo Project, bạn cũng có thể tìm thấy chúng thông qua tìm kiếm.

Ở trên cùng bên phải của màn hình là trường tìm kiếm. Điều này cho phép bạn tìm kiếm issue và Project cũng như các từ khóa xuất hiện trong mô tả và nhận xét issue.

Để thu hẹp phạm vi tìm kiếm, bạn có thể tinh chỉnh truy vấn theo Project, Issue type, statusassignee. Ví dụ: nếu bạn nhập “my open bug“, Jira sẽ tạo một danh sách tất cả các bug ở trạng thái mở và gán cho chính bạn.

Sử dụng bộ lọc

Khi xử lý các Project, có thể có một số lượng lớn các issue đang di chuyển xung quanh. Do đó, có thể hữu ích khi sử dụng các bộ lọc để tìm kiếm các issue quan trọng nhất.

Theo mặc định, tất cả các bảng Jira đều có bộ lọc “Only My Issue” (Chỉ issue của tôi) và “Recently Updated” (Issue mới được cập nhật gần đây).

Nhưng các bộ lọc hữu ích khác có thể bao gồm “Created Recently” (được tạo gần đây) hoặc “Reported By Me” (Issue tôi đã báo cáo)

Từ trang tìm kiếm, bạn có thể lưu bộ lọc bằng nút “Save as“.

Để chia sẻ bộ lọc, hãy nhấp vào Tìm bộ lọc trên trang tìm kiếm. Tìm bộ lọc bạn muốn, sau đó nhấp vào nút bánh răng và sau đó chỉnh sửa. Sau đó, bạn có thể chỉ định các nhóm hoặc Project cụ thể mà bạn muốn chia sẻ bộ lọc.

Subscription

Một cách hiệu quả để theo dõi các thay đổi trên toàn hệ thống là đăng ký một bộ lọc. Thao tác này sẽ gửi cho bạn kết quả của truy vấn qua email – và có thể cho phép bạn:

theo dõi các issue mở và đóng,
mở nhiệm vụ được giao cho các cá nhân cụ thể
và tiến độ của các Project cụ thể.

Để bắt đầu, hãy sử dụng biểu mẫu tìm kiếm.

Tiếp theo lưu bộ lọc.

Sau khi được lưu, ở bên phải tên của bộ lọc sẽ là từ “Detail”. Làm theo điều này và sau đó nhấp vào Đăng ký mới.

Sau đó đặt các thông số kỹ thuật bạn muốn và đăng ký.


Tạo báo cáo trong Jira

Khi xem một Project, bạn sẽ thấy một liên kết đến các báo cáo trong thanh bên trái. Điều này sẽ đưa bạn đến nhiều loại báo cáo có sẵn.

Trong số các chức năng khác, những chức năng này cho phép bạn phân tích cách giải quyết issue, độ tuổi của chúng, tiến độ của Sprint và khối lượng công việc tổng thể của nhóm.

Tất nhiên, hãy nhớ rằng báo cáo chỉ có sẵn trên cơ sở từng Project, thay vì theo dõi hoạt động trên toàn bộ hệ thống của bạn.

Giới thiệu về JQL (Ngôn ngữ truy vấn Jira)

Jira Query Language (JQL) cho phép bạn tăng cường các tìm kiếm của mình trong Jira bằng cách sử dụng các biểu thức để chỉ định chính xác những gì bạn muốn.

Để bắt đầu nhập tìm kiếm JQL, hãy chuyển đến trang tìm kiếm và nhấp vào Nâng cao.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng biểu thức:

assignee = "joebloggs"

Để chỉ định một bộ lọc để chỉ hiển thị Các issue được chỉ định cho người dùng joebloggs. Bạn cũng có thể thêm nhiều cấp độ đặc tả, chẳng hạn như để lọc issue trong một Project cụ thể được chỉ định cho người dùng joeblogg.

Sử dụng Ngôn ngữ truy vấn Jira để tìm kiếm
Một số thứ bạn có thể tìm kiếm bao gồm:

Người dùng: assignee, Người tạo, reporter và Người theo dõi

Chi tiết issue / Project: Tệp đính kèm, Nhận xét, Đã tạo, Mô tả, Thời hạn, Mức độ ưu tiên, Project, Sprint, Trạng thái và Loại

Bạn có thể sử dụng nhiều thuật ngữ để thu hẹp tìm kiếm – ví dụ: Các issue được chỉ định cho joebloggs hoặc trong một Project cụ thể có thể được tìm kiếm cho tìm kiếm sau:

assignee = "joebloggs" OR project = "Sử dụng JQL"

Hoặc để tìm các issue không được chỉ định cho joebloggs – sử dụng “! =” – nằm trong một Project:

assignee! = "joebloggs" AND project = "Sử dụng JQL"

Nếu bạn đang tìm kiếm một issue chưa được chỉ định, bạn có thể sử dụng thuật ngữ NULL, như trong:

assignee = NULL

Khi tìm kiếm trong một khoảng thời gian, bạn có thể sử dụng các ký hiệu lớn hơn, bằng và nhỏ hơn – ví dụ:

duedate> = “2018/01/01”

Khi tìm kiếm nhận xét hoặc mô tả, biểu tượng “~” cung cấp văn bản chứa một cụm từ trong khi “! ~” Loại trừ văn bản chứa một cụm từ.

Xuất dữ liệu từ Jira

Bạn có thể xuất thông tin từ trang tìm kiếm Jira bằng cách chỉ cần nhấp vào nút Export ở trên cùng bên phải của màn hình.

Điều này cho phép bạn xuất thông tin đã lọc dưới dạng tệp CSV hoặc tệp XML; như một nguồn cấp dữ liệu RSS; hoặc ở định dạng có thể in được.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc xuất thông tin thường không cần thiết và các bộ lọc có thể được chia sẻ đơn giản nếu cần thiết hoặc thông tin có thể được xem trên một màn hình dùng chung – cho phép các mục nhập được lọc và chỉnh sửa động, thay vì được xem trong một định dạng tĩnh.


Hướng dẫn sử dụng Jira Dashboard

Jira Dashboard là gì?

Jira Dashboard (trang tổng quan) là những gì bạn nhìn thấy khi đăng nhập vào Jira.

Theo mặc định, Jira sẽ hiển thị các issue được chỉ định cho bạn và một luồng hoạt động. Tuy nhiên, có rất nhiều mục khác mà nó có thể cực kỳ hữu ích để thêm vào dashboard của bạn.

Để tạo dashboard tùy chỉnh, được cá nhân hóa, hãy nhấp vào “Dashboards” sau đó nhấp vào “Manage Dashboards”. Trên trang này, hãy nhấp vào “Create new dashboard”.


Cách tùy chỉnh dashboard của bạn trong Jira

Để tùy chỉnh dashboard của bạn, hãy chuyển đến dashboard, sau đó nhấp vào “Add Gadget”.

Các tiện ích mà bạn có thể chọn để thêm vào dashboard của mình bao gồm và “Filter Results” (cho một bộ lọc cụ thể), “Issue Statistics”, “Issues In Progress”, “Projects” và “Watched Issues”.

Việc sử dụng các tiện ích này có thể cung cấp cho bạn hình dung tổng quan nhanh về hoạt động và tiến trình trên nền tảng.

Cách chia sẻ dashboard của bạn trong Jira

Khi tạo dashboard, bạn có thể chia sẻ nó từ màn hình “Create Dashboard”. Nếu bạn đã tạo rồi thì bạn có thể chia sẻ nó bằng cách truy cập dashboard, nhấp vào nút dấu chấm lửng ở trên cùng bên phải (với “” trên đó); và nhấp vào “Share Dashboard”.

Dashboard có thể được chia sẻ giữa các nhóm, Project hoặc cho bất kỳ người dùng đã đăng nhập nào.

Mở rộng Jira với các ứng dụng

Jira có hơn 3000 add-on trên Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace cung cấp cho bạn hàng nghìn tiện ích bổ sung Jira để mở rộng khả năng của bạn ngoài niềm tin.

Ví dụ, một số ứng dụng cho phép Jira được sử dụng như một CRM dành cho doanh nghiệp. Một số ứng dụng như Table Grid Editor, cho phép bạn nhúng các bảng kiểu Excel trực tiếp vào issue. Có Exalate Jira Issue Sync & more, một ứng dụng để đồng bộ hóa các issue trên nhiều Jira. Và nhiều nhiều hơn nữa.

Kho add-on đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu cho thấy Jira có thể linh hoạt như thế nào.


Tạm kết

Với một loạt các tính năng và chức năng và quy trình làm việc có thể được điều chỉnh theo yêu cầu chính xác của bạn, Jira là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ.

Nếu bạn muốn mua Jira bản quyền để sử dụng, bạn hãy liên hệ BiPlus – đối tác Vàng của Atlassian tại Việt Nam với đội ngũ chuyên gia Atlassian am hiểu Agile và các hệ thống IT, có thể support từ workflow đến các customized add-on.

Bạn nghĩ gì về bài đăng này? Có điều gì chúng tôi bỏ sót không? Bạn còn muốn chúng tôi đề cập đến điều gì khác trong hướng dẫn này không? Nếu vậy, hãy cho chúng tôi biết qua phần bình luận bên dưới nhé!

Cách tạo Sprint trong Jira: Hướng dẫn mới nhất 2022

Sprint trong Jira

Sprint là đơn vị cốt lõi của Scrum và thiết lập tốc độ cho toàn bộ khối lượng công việc của nhóm. Jira, trong khi đó – có lẽ là công cụ quản lý tác vụ mạnh mẽ nhất hiện nay – được xây dựng từ nhóm với tinh thần Agile. Nói tóm lại, đây là một nền tảng lý tưởng để theo dõi, đo lường và quản lý các sprint của bạn.

Hướng dẫn này sẽ giúp bạn tạo Sprint trong Jira và cung cấp cho bạn chi tiết từng bước về cách Jira có thể giúp bạn trong các sprint.

Sprint là gì và tại sao sử dụng cần chia thời gian theo sprint?

Phương pháp scrum tập trung vào phát triển lặp và cung cấp liên tục các sản phẩm và tính năng đang hoạt động. Thay vì định kỳ tung ra các mặt hàng hoàn toàn mới hoặc các bản cập nhật lớn, scrum kêu gọi nhóm phát triển cam kết thực hiện các bản phát hành và chuyển giao trong các chu kỳ ngắn, thường xuyên – được gọi là sprint.

Đọc thêm: Jira là gì? 6 lý do nên dùng Jira để quản lý công việc

Việc phát hành có thể được thực hiện trong quá trình sprint hoặc khi kết thúc. Điều quan trọng là tự tổ chức, phân phối liên tục và phát triển lặp đi lặp lại. Quá trình quay vòng nhanh chóng này có nghĩa là nhóm có thể nhanh chóng nhận được phản hồi của khách hàng và quan sát cách những người thực sử dụng sản phẩm.

Điều này giúp nhóm không tạo ra các tính năng mà khách hàng không thực sự muốn và cho phép phát hiện sớm các vấn đề về khả năng sử dụng, với các thay đổi được thực hiện nhanh chóng dựa trên hoạt động thực tế của người dùng.

Scrum cũng kêu gọi một phong cách làm việc minh bạch, trong đó nhóm thiết lập các mục tiêu và phản ánh kết quả dự án. Tất cả những điều này xây dựng trách nhiệm giải trình trong quá trình. Nguyên tắc tự tổ chức linh hoạt, chỉ đạo tiến trình của dự án, cũng mang lại cho nhóm tinh thần trách nhiệm và thành tích để đạt được kết quả thành công.

Tất cả những điều này góp phần làm cho sprint nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Jira, trong khi đó, giúp khởi chạy và quản lý sprint nhanh chóng, đơn giản và dễ dàng.

Các sprint role trong Jira


Nhóm Scrum có một số vai trò không nhất thiết phải rõ .

Có lẽ vai trò quan trọng nhất để quản lý các dự án scrum là của scrum master. Nhiệm vụ của họ là huấn luyện nhóm thông qua phương pháp scrum, đảm bảo rằng khuôn khổ được tuân thủ và giúp nhóm phát triển và tối ưu hóa quy trình làm việc của họ.

Scrum master sở hữu hiệu quả quy trình scrum. Nhiệm vụ quan trọng mà họ sẽ thường xử lý là lên lịch cho các sự kiện như dự phòng, họp lập kế hoạch chạy sprint, đánh giá sprint và xem xét lại. Họ cũng có thể xử lý các nhiệm vụ quản trị trên bảng, giám sát báo cáo và xác định các yếu tố cản trở (blocker) và các điểm xung đột.

Tuy nhiên, scrum master thường không nên là product manager / product owner. Product manager tập trung vào việc cung cấp các giải pháp cho nhu cầu của khách hàng và giám sát giá trị mà nhóm đang mang lại cho tất cả các bên liên quan. Tuy nhiên, họ có thể xử lý các nhiệm vụ chính như xử lý backlog và giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Mặt khác, công việc của scrum master là giám sát và điều chỉnh quy trình cũng như giúp chuyển hướng các dự án nếu chúng không đạt yêu cầu.

Vai trò có nhiều sự chồng chéo hơn là của project manager – nhưng thay vì chỉ đạo nhóm, scrum master là người hỗ trợ đảm bảo dòng chảy của dự án cùng với các đồng nghiệp của họ. Tất nhiên, cũng có nhóm phát triển: tất cả mọi người, engineers hoặc không, những người sẽ đưa công việc vào dự án và thúc đẩy nó hướng tới một kết quả thành công.

Lập kế hoạch Sprint và Bắt đầu Sprint trong Jira


Bước đầu tiên của một sprint – trước khi khởi chạy – là lập kế hoạch chạy sprint.

Lớp cơ sở của dự án được hình thành bởi product backlog. Đây là danh sách đầy đủ các tính năng, chức năng và nhiệm vụ của dự án đã được xác định. Do tầm quan trọng của backlog ở giai đoạn này, nên người quản lý dự án sẽ tinh chỉnh nó trước cuộc họp và đảm bảo rằng nó được cập nhật.

Bạn có thể đến cuộc họp với một kế hoạch rộng rãi cho sprint – hoặc điều này có thể được xác định khi bạn đi. Trong quá trình lập kế hoạch sprint, các mục tồn đọng của sản phẩm, cho dù đó là các công việc kỹ thuật cụ thể hay các yêu cầu tính năng rộng, sau đó sẽ được chuyển sang sprint đang hoạt động.

Nhóm phải đánh giá mức độ quan trọng của những nhiệm vụ này và lượng thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Bằng cách đó, nhóm có thể tập hợp một khối lượng công việc thực tế cho sprint, cũng như xác định các tính năng và chức năng sẽ được phát hành trong khoảng thời gian đó. Nhóm cũng có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và nhóm các nhiệm vụ cần được giữ lại cho các lần chạy sprint trong tương lai. Điều quan trọng là nhóm được liên kết và hiểu những gì họ đang hướng tới.

Cần nhớ rằng các ước tính chỉ là vậy và các mốc thời gian có thể thay đổi trong quá trình chạy sprint, dựa trên các yêu cầu. Ngoài ra, nếu công việc đi kèm với sự phụ thuộc từ các nhóm và phòng ban khác, bạn có thể để lại cho đến khi sprint tiếp theo, khi nó có thể được đầu tư đầy đủ và sau đó đưa vào kế hoạch một cách hợp lý.

Trong một số trường hợp, các chi tiết bổ sung có thể được yêu cầu để biến user story thành các task, issue và epic thực tế có thể được thực hiện.

Và Jira là một nền tảng tuyệt vời cho cuộc thảo luận này – xét cho cùng, có một lý do mà danh sách các issue cần làm của bạn trong Jira được gọi là backlog. Khi đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu chuyển các issue từ backlog sang sprint – xem bên dưới để biết chi tiết về cách tạo sprint.

Chúng tôi sẽ giả định rằng bạn đã thiết lập một dự án scrum, nhưng nếu chưa thiết lập, bạn có thể đọc ở đây để được tư vấn về cách bắt đầu.

Tạo Sprint trong Jira

Bước tiếp theo là tạo sprint của bạn. Để làm như vậy, hãy chuyển đến Backlog và với ít nhất một issue được đặt ra, hãy nhấp vào “Create Sprint”.

Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ thấy tùy chọn đặt thời lượng cho sprint và xác định mục tiêu của nó (ví dụ: đặt tên nó theo một tính năng, chủ đề hoặc mục tiêu cụ thể). Bây giờ bạn có thể bắt đầu điền sprint của mình.

Để bắt đầu chạy sprint, bạn cần phải đặt quyền “Manage sprint” cho dự án hoặc các dự án có liên quan. Quản trị viên có thể bỏ qua vấn đề này bằng cách đảm bảo rằng tất cả các sơ đồ quyền đã được đánh dấu “Manage sprint” cho những người dùng và nhóm có liên quan. Để xem lại các quyền của dự án, hãy nhấp vào “Settings” rồi đến “Projects”, sau đó chuyển đến dự án liên quan, tiếp theo là “Permissions” và bạn sẽ tìm thấy “Manage Sprints” – nơi bạn có thể chỉnh sửa cài đặt.

Ngoài ra còn có các phím tắt để quản lý sprint. Bằng cách tích hợp các công cụ như BitBucket với Jira, bạn có thể tự động xử lý các vấn đề thông qua quy trình làm việc bằng cách sử dụng chức năng kích hoạt. Điều này có nghĩa là các nhiệm vụ được cập nhật tự động ngay sau khi mã đã được xem xét, giúp tiết kiệm thời gian của nhóm và ghi nhật ký cập nhật ngay lập tức.

Họp đứng và Đánh giá Sprint


Một phần quan trọng của scrum là tính minh bạch – và sprint được thúc đẩy bởi các cuộc họp bàn hàng ngày, đánh giá những gì nhóm đang làm việc cũng như những thách thức và thất bại tiềm ẩn sắp xảy ra. Điều này giúp mọi người được thông báo, cập nhật và kết nối. Các cuộc họp phải ngắn và có thể được tổ chức với nhóm đứng lên theo đúng nghĩa đen.

Bạn có thể muốn cung cấp phản hồi về các báo cáo của Jira để theo dõi tiến độ trong quá trình chạy sprint (xem bên dưới) – nhưng các dự phòng không nên đào sâu quá nhiều chi tiết. Điều đó nói rằng, bạn nên đi vào cuộc họp đã chuẩn bị. Sử dụng bộ lọc của Jira để xem xét các issue còn mở của bạn và các mục được cập nhật gần đây sẽ cung cấp cho bạn tổng quan tốt về hoạt động của nhóm để giúp bạn bắt đầu.

Đánh giá sprint hoặc đánh giá lặp lại nên được lên lịch vào cuối sprint hoặc khi nhóm đã đạt được một cột mốc quan trọng. Họ cho nhóm cơ hội để thể hiện và trưng bày công việc đã hoàn thành của họ và để nhóm đặt câu hỏi, chia sẻ và khám phá phản hồi.

Công việc trong chương trình có thể đã trải qua QA, nhưng nhóm sẽ cần phải thống nhất về cách xử lý việc kiểm tra và sửa lỗi đang diễn ra để các nhiệm vụ được đánh dấu là hoàn thành và sẵn sàng để trình diễn.

Đánh giá cũng không phải là đánh giá hiệu suất – loại phân tích đó nên được giữ lại để xem xét lại. Tuy nhiên, nếu nhóm đang gặp khó khăn với khối lượng công việc của họ hoặc giải quyết nợ kỹ thuật thì điều này có thể trở nên rõ ràng ở giai đoạn này.

Báo cáo Jira để quản lý Sprint


Quản lý sprint trong Jira dễ dàng nhờ vào một loạt các báo cáo mạnh mẽ mà nền tảng cung cấp. Những điều này cung cấp nhiều thông tin khi bạn tiến bộ qua sprint, giúp bạn đánh giá hiệu suất của mình sau khi sprint hoàn tất.

Từ sprint của mình, bạn có thể tìm thấy các báo cáo trong thanh bên trái.

Công cụ quản lý phù hợp nhất là Sprint Report (được đặt tên phù hợp). Điều này cho thấy trạng thái của tất cả các vấn đề trong sprint và chúng đã được hoàn thành hay chưa, hoặc đã được thêm vào gần đây. Điều này minh họa rộng rãi trạng thái của sprint khi nó đang tiến triển, cũng như quy mô của công việc mới đang được thêm vào (có thể gây ra các vấn đề nếu quản lý sai). Báo cáo cũng bao gồm Biểu đồ Burndown

Biểu đồ Burndown hiển thị công việc còn lại để hoàn thành trong sprint và cho phép bạn so sánh những gì đã được dự báo với những gì đã thực sự xảy ra. Báo cáo được cập nhật tự động và cực kỳ hữu ích để cung cấp một bức tranh đơn giản về khối lượng công việc của nhóm đánh giá liệu các kế hoạch có đang được thực hiện trên thực tế hay không.

Báo cáo là một báo cáo đặc biệt hữu ích và có thể chỉ ra liệu nhóm có không theo kịp mục tiêu hoặc nếu mục tiêu đang được đặt quá thấp. Nó cũng sẽ làm rõ nếu các nhiệm vụ không được chia nhỏ đầy đủ; hoặc nếu có quá nhiều vấn đề được thêm vào trong quá trình chạy sprint.

Trong khi đó, Velocity Chart (Biểu đồ Vận tốc) cho thấy công việc mà nhóm đã hoàn thành trong mỗi sprint. Điều này hữu ích để chỉ ra năng lực của nhóm.

Biểu đồ kiểm soát (Control Chart) hiển thị thời gian hoàn thành mỗi vấn đề và thời gian trung bình của nhóm để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này minh họa số lượng vấn đề mà nhóm thường có thể xử lý trong một khoảng thời gian nhất định – điều này rất quan trọng cho việc lập kế hoạch.

Biểu đồ luồng tích lũy (Cumulative flow chart) cho biết các vấn đề đang cộng dồn như thế nào trong mỗi trạng thái vấn đề. Khi sprint tiến triển, các mục cần làm sẽ dần biến mất – nhưng những va chạm hoặc thay đổi hướng đáng kể có thể chỉ ra các vấn đề.

Kết thúc Sprint trong Jira và Sprint Retrospective


Để kết thúc sprint, nhóm cần đánh dấu là đã hoàn thành. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến “Active sprint”, trong thanh bên trái, sau đó nhấp vào “Complete Sprint”.

Làm như vậy sẽ chuyển bất kỳ issue còn lại nào trên sprint quay lại backlog. Những điều này sau đó có thể được đánh giá tại cuộc họp lập kế hoạch sprint tiếp theo của bạn.

Trong thời gian chờ đợi, nhóm nên tổ chức một phiên sprint retrospective. Trong khi sprint review là một “lễ kỷ niệm”, thì phiên retrospective là thời gian cho nhóm nhìn lại và góp ý mang tính xây dựng: điều gì đúng và điều gì sai? Điều này giúp nhóm có cơ hội tập trung vào những thành công và hướng tới sự cải tiến liên tục. Các báo cáo của Jira sẽ mang lại rất nhiều giá trị ở đây.

Có phải các vấn đề đang được chỉ định mà không có đủ chi tiết ở các giai đoạn lập kế hoạch không? Hay có quá nhiều vấn đề mới được tạo ra trong sprint? Hồi cứu là thời gian để xác định các vấn đề và thảo luận về cách thức có thể điều chỉnh quy trình làm việc để giúp nhóm hoàn thành.

Ứng dụng giúp bạn chạy sprint trong Jira


Mặc dù Jira hoạt động hiệu quả như một công cụ lý tưởng để quản lý các pha chạy sprint, nhưng một trong những lợi ích tuyệt vời của nền tảng này là một loạt các nâng cấp, cải tiến và tiện ích mở rộng có sẵn thông qua Atlassian Marketplace. Dưới đây là một số ứng dụng tốt nhất để hỗ trợ chạy sprint trong Jira.

Structure.Gantt


Cấu trúc mở rộng cho Jira, Structure.Gantt là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để tạo nên Agile trong Jira. Sử dụng ứng dụng, bạn có thể phân tích và quản lý tiến trình dự án và trực quan hóa dữ liệu sprint ở cấp vĩ mô và vi mô. Tất cả những điều này có nghĩa là bạn có thể lập kế hoạch hiệu quả hơn và hiệu quả hơn và đảm bảo rằng các sprint của bạn đang chạy đúng kế hoạch và đúng mục tiêu.

Bạn có thể tìm thấy Structure.Gantt trong Atlassian Marketplace tại đây.

Planning poker


Mỗi sprint đều bắt đầu bằng một cuộc họp lập kế hoạch – và Planning Poker có thể giúp bạn thực hiện nó nhanh chóng và dễ dàng. Ứng dụng cho phép bạn và nhóm của bạn xếp hạng và cho điểm các nhiệm vụ trong thời gian thực với hệ thống phân bổ điểm. Planning Poker hỗ trợ nhiều loại thiết bị và có thể xử lý các nhóm gồm 30 người tham gia trở lên, có nghĩa là nó phù hợp với các đội ở mọi quy mô.

Bạn có thể tải và cài đặt Planning Poker trên Atlassian marketplace tại đây.

Sprint Capacity Planning & Tracking


Ứng dụng này được thiết kế để giúp bạn lập kế hoạch khối lượng công việc chạy sprint của mình và cách bạn sẽ phân bổ các nguồn lực của nhóm, theo thời gian và theo điểm câu chuyện. Bạn có thể xem năng lực tổng thể và đi sâu vào các vai trò cá nhân và các thành viên trong nhóm.

Ứng dụng cũng ghi lại các mục tiêu và hiệu suất, giúp bạn dễ dàng xem lại các dự báo theo thời gian – và tất nhiên, tất cả những điều này được cắm trực tiếp vào trang tổng quan của bạn. Bản dùng thử miễn phí được cung cấp và ứng dụng có sẵn cho các phiên bản Đám mây, Máy chủ và Trung tâm dữ liệu.

Bạn có thể tải Sprint Capacity Planning & Tracking trên Atlassian Marketplace tại đây.

Tạm kết


Jira được xây dựng với sự Agile và nhạy bén, điều này có nghĩa là nó là nền tảng hoàn hảo để bạn quản lý khuôn khổ. Với hướng dẫn này trong tay, bạn sẽ được thiết lập đầy đủ để quản lý các sprint của mình thông qua Jira, từ cuộc họp lập kế hoạch cho đến các phiên review, retro – và bạn sẽ có sẵn câu trả lời cho lý do tại sao, ai, cái gì và khi nào về cách xử lý các sprint. Nếu bạn có nhu cầu mua license và cài đặt Jira, hãy liên hệ Biplus – Đối tác Atlassian số 1 Việt Nam để được hỗ trợ tốt nhất nhé.